Challancin x Numen : dématérialiser et simplifier ses processus RH avec la GED

Fondée en 1933 par Albert Challancin, Challancin est une entreprise familiale qui s'est développée au fil des années. Son activité repose sur trois piliers principaux : la Propreté, la Sécurité et les Multi-services. Au sein de l'Hexagone, Challancin collabore étroitement avec de nombreuses entreprises et accompagne quotidiennement les Franciliens dans leurs déplacements, que ce soit dans les gares, les aéroports ou les stations de métro. Son rôle consiste à assurer la propreté, la sécurité, ainsi que divers autres services.

Depuis ses débuts, la société Challancin n'a cessé de croître. Aujourd'hui, elle emploie plus de 9 400 collaborateurs issus de différentes nationalités. Elle figure parmi les huit principales entreprises spécialisées dans la propreté et la sécurité en France, avec un chiffre d'affaires de 275 millions d'euros en 2020.

La GED pour simplifier ses processus documentaires RH

Évoluant avec succès au rythme des avancées technologiques et de son expansion, le groupe Challancin a poursuivi sa transition numérique, démarrée il y a quelques années. Il a d'abord opté pour la dématérialisation des bulletins de paie et des factures avant de se lancer dans la dématérialisation de son processus documentaire RH, dans le but de simplifier la gestion des recrutements au sein de l'entreprise (gestion des demandes d'embauche et des contrats de travail). Pour ce faire, ils cherchaient une solution à la fois complète, ergonomique et sécurisée, capable de gérer efficacement le flux de données et de documents.

Olivier Laude, Directeur des Systèmes d'Information chez Challancin Groupe, a partagé son témoignage quant aux raisons qui ont motivé ce choix.« Nous sommes 9 400 collaborateurs au sein du groupe, avec une forte population en CDD, et nous signons en moyenne 800 contrats par mois dans le domaine de la propreté et 300 contrats par mois dans le domaine de la sécurité. Cela représente près de 1 100 demandes d'embauche mensuelles suivies de contrats de travail entièrement traités sous format papier. Actuellement, nous disposons d'un local dédié exclusivement à la gestion des ressources humaines, où des armoires d'archives s'empilent du sol au plafond. Notre GED (Gestion Electronique de Documents) compte plus de 1 300 000 documents scannés et archivés manuellement. Cette situation nous a poussés à entreprendre un projet de dématérialisation des demandes d'embauche et des contrats de travail, incluant la signature électronique », a déclaré Olivier Laude.

Quels sont les bénéfices de la GED dans les processus RH ?

Le principal objectif de ce projet est de dématérialiser les demandes d'embauche et les contrats de travail en les remplaçant par des processus entièrement numériques. Grâce à l'élimination du papier, il n'est plus nécessaire d'imprimer, d'affranchir, d'envoyer ou de scanner manuellement les contrats de travail, et il n'est plus nécessaire de disposer d'une salle dédiée à l'archivage des documents.

Olivier Laude souligne que la solution Doxtreem RH de Numen offre plusieurs avantages significatifs pour le groupe Challancin :

• Un gain de temps pour les équipes RH et les responsables. Aucune ressaisie n'est nécessaire, ce qui réduit les délais de traitement des embauches.
• Des économies financières. Il n'est plus nécessaire d'imprimer et d'affranchir les documents à envoyer en recommandé pour signature par le futur employé, qui devait ensuite les renvoyer.
• Sur le plan réglementaire, le processus d'embauche digitalisé est beaucoup plus sécurisé et simple que le processus traditionnel.
• Grâce à la solution Doxtreem de Numen, il est désormais possible de créer des formulaires plus explicites, comprenant des champs obligatoires pour recueillir des informations pertinentes lors de l'embauche du futur employé, telles que le numéro de sécurité sociale.
• Les futurs employés pourront désormais signer leur contrat à distance via différents supports numériques tels que les smartphones, les tablettes et les ordinateurs.
• Les responsables RH disposent d'un tableau de bord en temps réel pour suivre l'évolution du processus d'embauche (statuts, validation et signature du contrat).
• Une fois que les deux parties ont signé, le contrat de l'employé est directement versé dans la GED de l'entreprise et dans le coffre-fort numérique de l'employé, accessible via divers supports numériques (smartphones, tablettes, ordinateurs).
• En fin de compte, les processus sont simplifiés, accélérés et plus sécurisés.

La mise en place de la solution Doxtreem de Numen permet au groupe Challancin de transformer et moderniser sa gestion documentaire RH, en alignant ses pratiques sur les dernières avancées technologiques. Cela lui permet de bénéficier d'une gestion plus efficace des ressources humaines, tout en réduisant les coûts, en simplifiant les processus et en garantissant la sécurité des informations sensibles.

D'une GED RH à une GED transverse

L'objectif principal de cette démarche était de recueillir toutes les informations nécessaires à l'embauche d'un salarié, afin de faciliter et d'améliorer le travail de l'équipe RH. Olivier Laude explique néanmoins les évolutions du projet et comment le groupe est passé d'une GED RH à une GED transverse :« À l'origine, le projet visait à dématérialiser les demandes d'embauche et les contrats de travail du service RH propreté. Cependant, au fur et à mesure de notre avancée dans le projet, nous avons changé d'avis pour intégrer la solution Doxtreem de manière transversale à tous les autres services. Nous avons également pris la décision d'abandonner notre ancienne GED au profit de la GED Doxtreem, pour plus de simplicité »

Cette évolution transversale permet au groupe Challancin d'uniformiser et de centraliser ses processus de gestion documentaire RH, offrant ainsi une expérience cohérente et fluide à l'ensemble de ses services. Grâce à la simplicité d'utilisation de la GED Doxtreem et à sa capacité à traiter efficacement les demandes d'embauche et les contrats de travail, l'équipe RH peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, favorisant ainsi une meilleure productivité et une meilleure gestion des ressources.

La solution Doxtreem offre également une gestion plus intuitive des documents, permettant à l'équipe RH de retrouver facilement les informations nécessaires et d'accéder aux documents pertinents en quelques clics. Cette transition vers une GED plus moderne et plus performante contribue à améliorer l'efficacité opérationnelle de l'entreprise, en réduisant les délais de traitement et en facilitant la collaboration entre les différents services.

En intégrant la solution Doxtreem de manière transversale et en adoptant une approche numérique plus globale, le groupe Challancin démontre sa volonté d'optimiser ses processus internes et d'embrasser pleinement les avantages offerts par la transformation digitale. Ce choix stratégique permet à l'entreprise de rester compétitive dans un environnement en constante évolution, tout en garantissant une meilleure expérience pour ses collaborateurs et ses futurs employés.

GED : choisir un prestataire de confiance

M. Laude explique qu'après une sélection rigoureuse, leur choix s'est finalement porté sur Numen pour donner une nouvelle impulsion à leur gestion documentaire RH : « Pour la recherche d'un prestataire, nous avons fait appel à un cabinet spécialisé pour nous aider à affiner nos besoins, rechercher et présélectionner les fournisseurs les plus adaptés à nos exigences et à notre budget. Parmi les six prestataires initialement retenus, nous en avons finalement sélectionné deux, dont Numen. Ensuite, nous avons procédé à une analyse approfondie des deux finalistes, en organisant des démonstrations, des présentations complètes des tarifs, une évaluation des équipes et une présentation devant le comité. Notre choix s'est porté sur Numen, car ils répondaient à tous nos critères »

La collaboration avec Numen a permis au groupe Challancin d'optimiser la gestion de ses ressources humaines, de réduire les processus manuels fastidieux et d'améliorer l'efficacité globale de son flux documentaire. Grâce à cette transition réussie vers la dématérialisation et la signature électronique, Challancin est en mesure de se concentrer davantage sur son cœur de métier et de renforcer sa position en tant qu'acteur majeur dans les domaines de la propreté et de la sécurité.