Département de l'Isère x Numen : simplifier la vie des citoyens avec la dématérialisation
Le contexte
Le Département de l’Isère mène depuis 2008 une réflexion approfondie sur sa transformation digitale afin de simplifier le quotidien des citoyens avec des services rendus en ligne d’une part, et d’autre part, de réduire le volume documents papier avec la dématérialisation des documents administratifs et comptables de la collectivité.
Six services aux citoyens ont été priorisés pour être mis en ligne progressivement sur le site web institutionnel du Département : le Pack rentrée pour les scolaires (aide au transport, restauration scolaire et chéquiers jeune) en ligne depuis 4 ans, l’aide personnalisée d’autonomie…
Egalement six volets sont abordés par la dématérialisation : la gestion des courriers, la chaîne financière, les arrêtés, les marchés, la gestion humaines et les délibérations.
Témoignage
Rémy Klein, Directeur des Systèmes d’Information , Département de l’Isère
Le Département de l’Isère a engagé deux grandes actions de transformation digitale avec un portail web de services en ligne à l’attention des citoyens, et la dématérialisation des documents administratifs et comptables au sein de la collectivité. C’est plus de fluidité, de rapidité, d’interactivité tant pour les services aux usagers, que pour le travail quotidien de nos agents.
Objectifs
Se doter d’un portail web ergonomique et évolutif de services aux citoyens et d’un socle technique commun pour assoir l’ensemble des processus dématérialisés.
La solution Orange Business Services
Le Département de l’Isère a choisi Orange Applications for Business pour concevoir, développer et intégrer deux grands projets digitaux à ses applicatifs métiers :
- un portail web de services aux citoyens basé sur une architecture SharePoint, pour publier du contenu, permettre aux usagers de réaliser de façon simple et ergonomique une demande de service, son suivi et si nécessaire son paiement par carte bancaire. Les agents de la collectivité peuvent valider les demandes et interagir avec les usagers.
- la gestion dématérialisée de l’ensemble du cycle de vie des documents administratifs et comptables de la collectivité, avec les technologies SharePoint, doxtreem et IXbus. Elle permet aux différents métiers de la collectivité, via un intranet commun et optimisé, de gérer avec des processus identiques tous les documents dématérialisés : parapheur électronique, service de stockage et d’archivage électronique, accès aux documents, modalités de transmission à l’extérieur, statistiques…
- tierce maintenance applicative (TMA) pour les deux projets digitaux.
Les bénéfices reconnus
Simplification et fluidité des services rendus aux usagers
Les services en ligne sont accessibles en quelques clics, 24h/24 et 7j/7. C’est pour l’usager, un gain de temps, la possibilité de modifier sa demande, de transmettre des pièces justificatives, de payer en ligne et de suivre l’avancement de son dossier. C’est aussi une qualité de service renforcée sans ressaisie par les agents, évitant de potentielles sources d’erreur.
Efficacité accrue avec la dématérialisation des documents
La dématérialisation des documents administratifs et comptables, ce sont des gains en termes de respect de l’environnement (réduction du volume de papier), d’organisation (partage de l’information facilité, rapidité et réactivité pour envoyer un document ou pour le trouver en un clic), économique (processus simplifiés et moins de surface d’archivage), de sécurité (traçabilité).
Des solutions évolutives et innovantes
Les solutions digitales réalisées permettent de faire évoluer facilement les outils pour suivre les normes et standards ou pour déployer de nouveaux services et processus. Le Département de l’Isère donne ainsi une image de dynamisme et d’innovation numérique pour améliorer les services aux usagers.
