❝ Avec le temps que nous gagnons à n’avoir qu’un seul interlocuteur et de passer à une solution SaaS (et donc ne plus faire d’infogérance), à la DSI nous avons du temps pour faire autre chose ! ❞
Bruno FERROUD-PLATTET, Responsable des Systèmes d’Information
Le C.G.O.S (Comité de Gestion des Œuvres Sociales des établissements hospitaliers) a pour mission de mettre en œuvre et gérer l'action sociale en faveur des agents en activité ou des retraités des établissements publics sanitaires, sociaux et médico-sociaux adhérant au C.G.O.S ; soit près d’un million deux cent cinquante mille personnes.
Dans un souci d’équité entre les bénéficiaires, le C.G.O.S donne la possibilité de transmettre son dossier d’ouverture des droits au format papier ou numérique, selon leur choix, leur accès aux outils digitaux ou leur aisance face aux démarches en ligne.
Le C.G.O.S confie à Numen 2 missions : l’envoi de courriers en masse et la Numérisation + Gestion Électronique des dossiers papiers des dossiers d’ouverture de droits grâce à un logiciel GED accessible au gestionnaire.
❝ Tout l’intérêt du choix de Numen, c’est d’avoir le même partenaire pour l’ensemble de la chaine du dossier ❞
Depuis 2017, ce sont plus de deux millions de pages imprimées avec des prestations très différentes qui sont confiées aux équipes de production éditique Numen. Que ce soit par leurs formats (dossier A3 plié, courriers A4, en recto-verso, ...), leur fréquence d’édition (d’hebdomadaire à annuelle), en simple pli ou en kits avec des enveloppes de retour avec TSA…
Les métiers concernés par ces envois sont : la communication, la comptabilité, la DSI. Ainsi les documents produits sont aussi variés que des demandes d’ouvertures de droits, des mains levées, relevés maladie, avis d’échéances, états receveurs, courriers de relance, notifications fiscales… Leur point commun ? Ils contiennent des informations personnelles sensibles.
Le C.G.O.S transmet les fichiers avec les informations personnelles liées aux agents et aux types de documents pour leur impression à Numen, qui se charge de créer les documents, de les façonner, de les affranchir et de les envoyer.
Un gain de temps car tout est centralisé et un gain économique car le C.G.O.S bénéficie ainsi des tarifs d’une production industrielle et d’un tarif d’affranchissement réduit.
❝ Le gestionnaire travaille dans la GED doxtreem, il va dans l’outil métier seulement lorsque qu’il y a un problème et qu’il faut revenir vers l’agent (problème de cohérence, s’il manque un document) ❞
Cyrille ROBERT, délégué régional Bretagne
Le fait qu’un dossier arrive au format papier ne doit pas ralentir l’ouverture des droits par le gestionnaire. Ainsi, pour les bénéficiaires qui ont choisi de faire leur ouverture des droits au format papier (45 000 sur la campagne 2021), leurs dossiers sont parvenus à l’adresse TSA* dédiée. Une fois les plis reçus, ils suivent un processus classique de numérisation de courrier c’est-à-dire : ouverture, nettoyage (retrait des agrafes, trombones…), numérisation et indexation. Dans un deuxième temps, les dossiers sont vérifiés par les opérateurs spécialisés et formés à la vérification de la complétude et la validité ou non du dossier en fonction des renseignements et pièces justificatives fournies.
❝ Nous avons beaucoup apprécié de travailler avec Numen, et notamment l’implication des équipes et le respect du timing qui était serré, c’est appréciable ! ❞
Que le dossier soit arrivé au format papier ou numérique via le site web, le gestionnaire retrouve dans la GED doxtreem les informations extraites ou saisies ainsi que le dossier numérisé. Ce qui lui permet de retrouver en un clic un justificatif ou de vérifier une information. Une fois le dossier définitivement validé par le gestionnaire, le dossier bascule dans l’outil métier du C.G.O.S qui permettra de déclencher l’ouverture des droits.