Département du Maine-et-Loire x Numen : fluidifier la gestion des dossiers d’Aide Sociale à l’Enfance grâce à la GED
Le Département du Maine-et-Loire, (env. 828 000 habitants / 2 800 agents), avec ses multiples compétences territoriales, gère les infrastructures, l'éducation, la culture, l'environnement et en particulier l’aide sociale, qui concerne environ 50 000 bénéficiaires. Avec près de 250 logiciels métiers et des besoins de stockage importants, la centralisation des informations et l’interconnexion entre les outils sont essentiels pour garantir la transversalité et l’accessibilité des données entre les différents services. Dans ce contexte, la mise en place d'un logiciel de gestion électronique des documents (GED) s'imposait.
Les enjeux de la gestion documentaire pour l’Aide Sociale
Un besoin de centralisation et d’harmonisation
D'une part, le Département du Maine-et-Loire fait face à un enjeu d'espace de stockage pour la gestion des demandes d’aide au maintien à l’autonomie. Sébastien Méchin, Responsable du service projets logiciels à la DSI explique « les classothèques étaient pleines, nous avions besoin d’une solution pour gérer efficacement l'espace de stockage des documents ». Ce constat souligne le besoin de centraliser les données pour optimiser l'espace et l'accessibilité.
D'autre part, la création de la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH), en remplacement des anciennes Cotorep, a impliqué la reprise de données issues d'une GED devenue inopérante. Un plan de classement trop complexe et 14 années de stockage à restructurer ont mis en évidence le besoin d’harmoniser les systèmes d’information pour assurer une gestion cohérente et efficace des documents.
Ainsi, le Département doit simultanément centraliser ses données pour résoudre les problèmes d'espace de stockage et harmoniser ses processus pour faciliter la gestion et l'accès aux informations essentielles.
L'accompagnement de Numen
Le rôle de Numen : former les utilisateurs et accompagner le changement
La transition vers un nouveau mode de fonctionnement a nécessité une formation adéquate pour les agents du secteur social, parfois réticents aux changements d’outils.
Le déploiement de la GED Doxtreem au sein du Département de Maine-et-Loire
Une collaboration durable
La collaboration entre le Département de Maine-et-Loire et Numen a débuté en 2009. Ensemble, ils ont lancé plusieurs chantiers de GED, adoptant initialement la solution Easyfolder, puis, en migrant en 2019 sur le logiciel Doxtreem, une solution plus avancée pour l'Aide Sociale à l’Enfance.
L'interopérabilité du logiciel est essentielle pour le Département de Maine-et-Loire, qui gère plus de 200 applications métiers en raison de la diversité de ses compétences. La GED devait être intégrée aux différents logiciels métiers pour assurer une gestion efficace et cohérente. Cette interopérabilité facilite également le déploiement de la GED vers d'autres domaines, tels que la finance et les ressources humaines.
Retour sur les étapes du projet
- Analyse des besoins et planification : la première étape du projet a consisté à centraliser les informations et à réduire les doublons. Un plan de classement sur mesure, adapté aux différents services, a été élaboré.
- Co-écriture des spécifications fonctionnelles : collaboration avec Numen pour définir les besoins spécifiques du Département en matière de classement, d'utilisation et de droits d'accès.
- Formation des utilisateurs : accompagnement des travailleurs sociaux pour se familiariser avec le nouveau système et leur démontrer les avantages.
- Intégration : synchronisation des données avec les systèmes de gestion existants.
- Déploiement et amélioration continue : réunions mensuelles avec un CSM (Customer Success Manager) pour le suivi de projet.
La GED Doxtreem au service de l’Aide Sociale : des résultats concrets
Les bénéfices pour le Département du Maine-et-Loire
Depuis le déploiement de la solution de GED par Numen, près de 200 agents en charge de l’aide sociale utilisent cet outil pour gérer les 2 000 dossiers d’Aide Sociale à l’Enfance et leurs 50 000 bénéficiaires. En tout, c’est près d’un million de documents qui sont gérés dans doxtreem.
Les retours des agents confirment les avantages de cette digitalisation : une centralisation des documents, l’élimination des doublons, un accès simplifié aux informations et la puissante fonctionnalité de recherche pour croiser les données.
Quand des agents des Maisons départementales des solidarités au nombre de 13 et les services de l’aide social en central, aujourd’hui, ils traitent le même dossier, ce qui facilite grandement les échanges et donc la prise de décision
Sébastien Méchin
Responsable du service projet logiciel.
La solution facilite aussi la préparation des commissions et assure une continuité de service, même en situation d’urgence. Lorsqu’un incendie a détruit certains bâtiments par exemple, Doxtreem a permis d’assurer une continuité de service et de garantir l’accès aux documents.
Les points forts de l’accompagnement de Numen
Au-delà des aspects techniques, plusieurs atouts de la méthodologie Numen expliquent le succès de ce déploiement :
- Un hébergement sécurisé en environnement HDS (Hébergement Données de Santé) ;
- Des réunions mensuelles avec le CSM pour aborder tous les sujets en cours ;
- Une réactivité des équipes support, garantissant un véritable suivi des demandes.
Les réunions avec les chefs de projet instaurées par Numen sont très appréciées. Nous pouvons y aborder tous les sujets en cours, poser nos questions ou anticiper nos besoins
Marie-Agnès Ménard
Cheffe de projets à l'Unité Territoire Ressources de Dématérialisation
Dans un environnement multi-site étendu sur un Département, où les travailleurs sociaux doivent intervenir à distance, une solution de GED facilite un accès rapide à l’information essentielle. En réduisant le temps consacré aux tâches administratives, elle permet aux agents de se concentrer sur le cœur de leur mission : accompagner et suivre les familles bénéficiaires.
