Dans un secteur de l'assurance marqué par une concurrence intense, les entreprises doivent sans cesse innover pour offrir des services rapides, fiables et compétitifs. Thélem assurances, spécialisée dans l'IARD (Incendie, Accidents et Risques Divers) et la prévoyance santé, s’inscrit dans cette dynamique. Avec un vaste réseau d'agences et de partenaires en France, Thélem assurances a choisi de renforcer l'efficacité de ses processus en externalisant la gestion de ses courriers et lettres-chèques à Numen, son partenaire de confiance.
Thélem assurances a confié pour la première fois à Numen l'édition de ses courriers en 2010. Depuis cette date, une véritable relation de confiance s’est tissée entre les deux entreprises. Aujourd’hui, Thélem assurances transfère ses données courrier de manière dématérialisée à Numen, qui se charge de l’impression, de la mise sous pli et de l’envoi des documents à destination des particuliers et de son réseau de distribution.
Ce service d’éditique couvre à la fois les flux quotidiens, tels que les lettres de relance, les cartes vertes à la demande,… ainsi que les gros volumes générés lors de traitements spécifiques (les avis d’échéance, les échéanciers clients,…) ou des campagnes de communication adressées à l’ensemble des assurés.
Avant l’externalisation, Thélem assurances disposait d’un processus interne chronophage impliquant l'impression d'une quantité importante de documents, dont certains à caractère sensible, comme les lettres-chèques.
Un exploitant informatique était dédié à l’impression des documents (cartes vertes, avis d’échéance, mises en demeure, attestations et lettres-chèques) pour le compte des clients et agents de l’entreprise. Ce processus prenait en moyenne 2,5 jours par mois en continu.
Une fois les documents imprimés, ils étaient confiés au service courrier, qui se chargeait de leur mise sous pli et de leur expédition.
" L’impression de courrier pour nos assurés représentait une charge de travail considérable et sans réelle valeur ajoutée pour nos salariés. Nous voulions déléguer cette partie de nos missions pour nous concentrer sur notre véritable cœur de métier. "
Franck Guerrero Responsable du Suivi de production chez Thélem assurances.
Pour optimiser ses processus administratifs et libérer une partie des équipes d’une tâche chronophage, Thélem assurances a confié la gestion de ses flux de courriers à Numen.
L’automatisation des tâches répétitives, comme l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement, a rapidement démontré les bénéfices de l’éditique industrielle pour l’entreprise et ses équipes :
Les lettres-chèques sont des documents spécifiques au format A4 avec une partie prédécoupée représentant un chèque et un montant de remboursement. Ces courriers sensibles doivent répondre à des critères stricts de sécurité :
Comme beaucoup d’entreprises du secteur, Thélem assurances doit produire et expédier régulièrement une grande quantité de lettres-chèques, notamment dans le cadre des remboursements après la déclaration d’un sinistre.
En tant que prestataire certifié NF K11 112, Numen prend en charge l’édition de ces lettres-chèques conformément à la réglementation. Numen se charge également de leur envoi sécurisé une fois qu’elles ont été validées par un signataire chez Thélem Assurances.
" Dans la classification de nos fournisseurs, Numen est dans la catégorie Essentiel Plus, ce qui signifie qu'il y a un risque maximal en cas de défaillance du service. C'est pourquoi Numen est soumis à un audit bisannuel qui nous permet de vérifier que tout est mis en œuvre pour garantir une continuité de service. "
Depuis 2010, la qualité de l’accompagnement a été la clé de ce partenariat de confiance. Tous les 1 à 2 mois, Thélem assurances bénéficie de réunions d’équipes avec Numen pour faire le point sur les éventuels incidents, les projets à venir et les aspects budgétaires. Ces échanges réguliers permettent d’adapter les services aux besoins de l’assureur et de fluidifier les processus.
" Les équipes Numen sont toujours professionnelles et réactives. À chaque comité de pilotage, nous nous voyons proposer des services et des optimisations qui font sens avec les axes de développement de Thélem assurances. "
Depuis le début de la collaboration, les résultats sont probants pour l’assureur :
La collaboration entre Thélem assurances et Numen, certifié NF K11 112, garantit des services conformes aux exigences strictes du secteur des assurances en France. Grâce à cette certification, Thélem assurances bénéficie de processus sécurisés et fiables, notamment pour les courriers et lettres-chèques sensibles. Numen s’impose ainsi comme un partenaire clé, contribuant à la compétitivité et à la conformité réglementaire de Thélem assurances sur un marché exigeant.
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