Vos cartons d’archives débordent ? Vos bureaux et vos armoires sont pleins à craquer ? Vous éprouvez des difficultés à mettre la main sur vos documents ? Il est grand temps de passer à l’archivage électronique ! Numen vous explique tout en détail.
Près de 7,5 % des documents d’une entreprise sont mal classés ou définitivement perdus. Pour y remédier, place à l’archivage électronique.
L'archivage électronique, également appelé archivage numérique, désigne le processus de stockage des documents et des informations d'une entreprise sous forme numérique. Cette pratique s'est largement répandue avec le développement de la dématérialisation. En fait, plus de deux organisations sur trois ont déjà mis en place des initiatives d'archivage électronique.
Ce processus doit toutefois aller bien au-delà d’une simple conservation des documents des entreprises. Il assure en effet leur sécurité, leur intégrité, leur authenticité et leur recevabilité juridique. L'objectif principal de l'archivage électronique est de garantir l'accessibilité des documents tout au long de leur cycle de vie. Cela permet de les consulter facilement pour les activités quotidiennes de l'organisation et de répondre aux exigences réglementaires.
Il est primordial de ne pas confondre ces deux solutions. Si elles visent toutes les deux à optimiser la gestion documentaire au sein de l’entreprise, elles interviennent pourtant à des étapes différentes du cycle cycle de vie des documents.
En théorie, la GED (ou Gestion électronique des documents) traite de la modification, de la validation et de l’utilisation des données. L'archivage électronique concerne, quant à lui, l’étape de conservation et de destruction des documents.
En pratique, rappelons que GED et archivage électronique sont en réalité souvent interdépendants. Certains documents peuvent, en effet, être déjà archivés alors que des copies circulent toujours dans la GED. La coordination entre les deux solutions est alors effectuée par le RM (record management). Dans d’autres cas, la solution GED propose elle-même une fonctionnalité d’archivage.
Les entreprises optent pour l'intégration d'un système d'archivage électronique pour des raisons stratégiques et opérationnelles.
Bien souvent, cette prise de conscience a lieu suite à un constat : le cycle de vie de l’information n’est pas géré de façon fiable.
Le déménagement de l'entreprise constitue également un moment propice pour évaluer quels documents doivent être conservés ou détruits. Ce processus de tri s'avère être une opportunité idéale pour mettre en place un système d'archivage électronique.
Enfin, la mise en place d’un archivage s’inscrit bien souvent dans un projet de dématérialisation plus global. L’objectif de l’entreprise est alors d'améliorer sa productivité et d’optimiser sa conformité réglementaire.
Dans la pratique, il n’existe pas une, mais trois grandes formes d’archives.
Les premières sont dites courantes ou vivantes. Elles répondent à un besoin immédiat de l’entreprise pour l’exécution de ses missions. Autrement dit, les documents concernés doivent pouvoir être consultés rapidement. Leur accessibilité doit donc être quasi-immédiate.
Il existe ensuite les archives semi-vivantes. On parle aussi d’archives intermédiaires. Cette fois, les documents ne sont pas indispensables au quotidien de l'organisation. En revanche, ils doivent être conservés pour des raisons réglementaires afin de servir de preuve.
Enfin, n’oublions pas les archives patrimoniales ou définitives. Dans ce cas de figure, les documents sont conservés pour leur valeur historique.
Pour mieux comprendre le lien entre numérisation et devoir de mémoire, cliquez ICI.
L’archivage électronique repose sur 5 grands principes :
Pour organiser l'archivage électronique des documents de votre entreprise, vous avez le choix entre plusieurs solutions, plus ou moins performantes.
Il existe, tout d’abord, un niveau d’archivage électronique que nous pouvons qualifier de basique. Il s’agit simplement d’espaces de stockage en ligne, type cloud, permettant de conserver des documents numériques. Cette solution de stockage informatique est évidemment à éviter si vous souhaitez stocker des données sensibles.
Un cran au-dessus, se trouvent les espaces d’archivage numériques sécurisés. Ils offrent plus de sécurité et garantissent davantage l’intégrité des documents.
Enfin, au sommet se situe un espace d’archivage à vocation probatoire. Horodatage, signature électronique, certificat électronique, différentes technologies permettent d’assurer la validité juridique des documents. Le Coffre-Fort Numérique (CFN) et le Système d’Archivage Électronique (SAE) font partie des solutions de conservation sécurisée à vocation probatoire.
Quelles différences entre CFN et SAE ?
En premier lieu, ces deux solutions relèvent de normes différentes. Le SAE est défini par la norme NF Z42-013, alors que le CFN dépend de la norme NF Z42-020. Par ailleurs, le Système d’Archivage Électronique gère un grand nombre d’archives différentes, contrairement au coffre-fort numérique où tous les documents sont conservés de manière identique. Enfin, le CFN a un nombre d’utilisateurs restreint et bénéficie d’une confidentialité accrue.
Face à la conservation papier des documents, la dématérialisation puis l'archivage électronique offrent des avantages considérables.
L'archivage électronique se retrouve confronté à trois défis majeurs, prêts à mettre à l'épreuve sa pérennité et son efficacité.
Les avancées technologiques sont fulgurantes. Les anciens formats de fichiers et les systèmes peuvent vite devenir obsolètes, rendant ainsi les documents archivés inaccessibles.
Pour faire face à ce défi, les organisations doivent veiller à mettre en place des stratégies de préservation numérique. Il s’agit de prévoir des migrations régulières des données vers de nouveaux formats ou systèmes et d’utiliser des techniques d'émulation et de virtualisation. En d’autres termes, garantir la pérennité de l’archivage électronique implique une planification à long terme pour anticiper l'obsolescence des technologies.
La durée de conservation légale ou réglementaire des documents peut varier en fonction de la juridiction et du secteur d'activité. Les organisations doivent être en mesure de suivre les réglementations en vigueur et de conserver les documents électroniques pendant la période requise. Une gestion rigoureuse des politiques d'archivage, des périodes de rétention et des délais de destruction des documents est donc indispensable.
Les risques de manipulation, de corruption ou de perte de données sont toujours présents. Des mécanismes, comme la signature numérique ou les empreintes cryptographiques, doivent être prévus. Objectif : prévenir les atteintes à l'intégrité et détecter toute altération.
De la même façon, le système d'archivage doit empêcher toute falsification des documents. Les horodatages, les certificats numériques et les techniques de traçabilité sont des technologies fiables et performantes pour garantir l’authenticité des archives.
Au fil des années, les règles juridiques applicables à l’archivage électronique se sont étoffées.
Voici les principaux textes juridiques applicables à l’archivage électronique et à la conservation des documents :
La durée de conservation légale varie en fonction de la nature du document concerné. Par exemple, les factures clients et fournisseurs, comme les pièces justificatives comptables, doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture comptable de l'exercice.
Archivé pendant un délai précis, il doit pouvoir être présenté à l’administration en cas de contrôle. Cet archivage peut être réalisé sous format papier ou sous format numérique. En effet, depuis 2000, le document électronique dispose de la même valeur probante que le document papier (article 1316-1 du Code Civil).
Notons que la loi est même allée encore plus loin en obligeant, dès 2025, l’ensemble des entreprises à passer à la facture électronique.
Enfin, le système d’archivage électronique doit satisfaire les exigences des normes suivantes :
Vous souhaitez simplifier votre gestion documentaire suite à une dématérialisation ? Optez pour un partenaire qui dispose d’une expertise de pointe pour tous les aspects de votre projet. Documents électroniques, services de numérisation, plateforme de GED et d’archivage, Numen vous propose une solution globale pour l’ensemble de vos besoins.