La transformation digitale des entreprises passe nécessairement par la numérisation de leurs documents. L’enjeu n’est pas simplement de traduire des données physiques dans un format numérique pour réduire les coûts de stockage. Il s’agit aussi d’optimiser les processus de l’organisation, de réduire le risque de perte d’informations ou encore d’améliorer l’accessibilité aux informations archivées. Pour l’entreprise, la conversation numérique représente donc un véritable catalyseur d'efficacité et d'innovation. Mais alors comment choisir le bon prestataire pour la numérisation de vos documents ? Suivez les conseils des experts Numen.
Avant toute chose, vous devez prendre le temps de définir précisément les besoins de votre entreprise. Voici les points clés à considérer pour établir vos exigences et choisir votre prestataire pour la numérisation de vos documents.
Interrogez-vous en premier lieu sur la nature des documents concernés par votre projet de numérisation. Globalement, il en existe trois grandes catégories :
Cette étape vous permet également d’évaluer le volume de documents à numériser. Le prestataire sélectionné devra disposer des outils et du matériel nécessaires pour le prendre en charge.
Il existe trois grands types de numérisation :
Dans le même temps, avant de choisir votre prestataire de numérisation, vous devez définir les formats électroniques de vos documents (PDF, OCR, JPEG, etc.), ainsi que le niveau qualité souhaitée (haute résolution, etc.).
Déterminez jusqu'à quel point vous souhaitez que vos documents numériques soient indexés. Une indexation approfondie peut faciliter l'accès et la recherche de documents spécifiques. Réfléchissez ensuite si vous avez besoin d'une extraction de données spécifiques à partir de vos documents numérisés. Cela peut être utile pour l'analyse de données ou la simplification des processus administratifs.
Assurez-vous que le prestataire respecte les normes de sécurité et de confidentialité requises, surtout si vous traitez et stockez des informations sensibles.
Une fois numérisés, que deviendront vos documents ? De quel espace avez-vous besoin pour les stocker ? Envisagez-vous leur destruction ou leur transfert dans un système de GED (Gestion Électronique des Documents). Avez-vous besoin d'un CFN (Coffre-Fort Numérique) pour vos collaborateurs ? Voici quelques exemples de questions à anticiper afin de choisir le prestataire de numérisation le mieux adapté à vos besoins.
Après avoir défini vos besoins en numérisation, l'étape suivante consiste à présélectionner des prestataires qualifiés. Voici comment procéder pour faire un choix éclairé :
En suivant les recommandations des experts Numen, vous serez en mesure de créer une liste restreinte de prestataires potentiellement qualifiés. La clé est de trouver un partenaire qui non seulement répond à vos besoins actuels de numérisation, mais qui peut également évoluer avec votre entreprise.
La qualité du service est évidemment un critère décisif dans le choix de votre prestataire de numérisation. Voici les points à prendre en considération :
Ce processus de vérification minutieux vous aidera à choisir un professionnel qui non seulement répond à vos exigences techniques, mais qui offre également un niveau de service et de support à la hauteur de vos attentes.
Pour choisir votre prestataire de numérisation, n’oubliez pas de vous renseigner sur les solutions de stockage proposées. Cela peut inclure des serveurs cloud, des serveurs internes ou d'autres formes de stockage numérique. Chaque option présente des avantages et des inconvénients en termes d'accès, de coût ou encore de sécurité.
L’accessibilité des documents numériques est un autre point à vérifier avant de sélectionner un prestataire. Il s’agit ici d’optimiser le travail de vos collaborateurs et d’améliorer leur productivité. Une indexation efficace est, en effet, indispensable pour faciliter la recherche et l'accès aux données de l’entreprise.
Interrogez ensuite le prestataire sur les mesures de sécurité mises en place pour protéger les données contre les accès non autorisés, les pertes et les altérations. Il peut s’agir de technologies de chiffrement des données, de sauvegardes régulières ou de protocoles d’accès. Le prestataire doit, par ailleurs, se conformer aux dernières normes de sécurité en matière de numérisation et d’archivage électronique. Il doit enfin disposer de procédures de récupération et de restauration des données précises en cas d’incident.
En analysant ces aspects, vous vous assurez que vos documents numérisés seront non seulement bien stockés et accessibles, mais aussi protégés en conformité avec les normes de sécurité. Ce faisant, vous garantissez une gestion optimale de vos informations numérisées.
Assurez-vous que les formats de fichiers résultant de la numérisation sont compatibles avec vos logiciels et systèmes de gestion documentaire. Les formats courants incluent PDF, TIFF, JPEG, et PNG, mais certains systèmes peuvent nécessiter des formats spécifiques ou prendre en charge des fonctionnalités avancées comme l'OCR ou l'indexation.
Les documents numérisés doivent s’intégrer dans vos processus métiers existants. Cela inclut la capacité à importer les documents dans vos systèmes de gestion de données (GED) ou de CRM. Une bonne intégration permet une transition fluide et une utilisation efficace des documents numérisés. La connectivité et l’interopérabilité sont essentielles pour une collaboration optimale entre les différents services de votre entreprise.
Il vous reste à évaluer les coûts et les délais de chaque prestataire. Commencez par demander des devis détaillés. Ces derniers doivent inclure tous les aspects de la numérisation : préparation des documents, processus de numérisation, indexation, stockage, etc. Examinez attentivement les coûts liés à chaque étape du processus et à la gestion des documents numérisés sur le long terme. Cela inclut l'entretien, les mises à jour et éventuellement les coûts de conversion ou d'intégration dans de futurs systèmes.
Enfin, comparez les délais de traitement des différents prestataires. Ils doivent être en adéquation avec vos besoins et vos contraintes internes.
Le budget est évidemment un critère à prendre en compte lors du choix d’une solution. Attention toutefois à ne pas rogner sur la qualité de la numérisation. Documents illisibles, pertes de données, les conséquences pour votre entreprises pourraient être dévastatrices.
La transition réussie d'une entreprise vers le numérique repose en grande partie sur la numérisation de ses documents. Le choix d'un prestataire et de la solution s’avère donc un enjeu majeur, impactant à la fois l'efficacité du processus, la sécurité des documents et l'accessibilité à ses données. Après avoir soigneusement évalué vos besoins spécifiques et présélectionné des prestataires compétents, l'étape suivante consiste à scruter méticuleusement la qualité des services offerts par chacun, ainsi que les coûts associés. Vous n'oublierez pas non plus de vérifier les solutions de stockage et d’accès proposées ainsi que leur interopérabilité avec vos solutions métier existantes. Tout au long du processus de sélection, il conviendra de faire preuve d’une grande diligence afin de profiter pleinement des avantages de la numérisation documentaire.