La dématérialisation documentaire désigne le processus de conversion des documents physiques en format numérique. Cette démarche va bien au-delà de la simple numérisation. Elle permet, en effet, la gestion et le traitement électronique de vos documents. Elle constitue de ce fait un pilier de performance majeur pour votre entreprise. Comment ? En réduisant vos coûts de stockage, en améliorant l'accessibilité à l’information, en facilitant la collaboration de vos équipes et en renforçant la sécurité de vos données. Pour dématérialiser les documents, de nombreux outils sont utilisés. Parmi les plus notables, on trouve les scanners de haute performance, les outils intégrant l'intelligence artificielle, la LAD, la RAD ou encore le text mining. Vous connaissez mal ces technologies de la dématérialisation ? Voici une revue détaillée, rédigée par les experts Numen.
Ces technologies de capture contribuent aux premières étapes essentielles de la dématérialisation documentaire. Elles garantissent une transition fluide et efficace du papier au numérique.
La numérisation implique l’utilisation de scanners. Plusieurs types peuvent être utilisés en fonction des besoins et des objectifs de l’organisation.
Afin d’optimiser le processus de numérisation, les scanners sont associés à des logiciels de capture qui assurent :
Les technologies de dématérialisation doivent garantir l’utilisation ultérieure et l’intégrité des documents, toujours en fonction des besoins de l’entreprise.
La résolution, mesurée en points par pouce (dpi), est un facteur clé pour la clarté et la qualité des documents numérisés. Le niveau de résolution dépend principalement des besoins de votre entreprise :
Le choix du format de fichier pour la numérisation influence non seulement la qualité des documents, mais aussi leur utilisation future.
La compression des fichiers numérisés est primordiale pour gérer efficacement l'espace de stockage. Selon la technologie utilisée, elle peut avoir un impact sur la qualité de l'image.
Les technologies de traitement post-numérisation sont essentielles pour optimiser l'utilisation des documents numérisés. Elles permettent de garantir leur qualité, leur organisation et leur accessibilité. Grâce à elles, les entreprises et les administrations sont en mesure de tirer pleinement parti de la dématérialisation documentaire.
Elles garantissent la qualité et la lisibilité des documents numérisés. En pratique, il s’agit de supprimer les imperfections présentes sur les documents physiques (taches, plis, marqués, etc.). En nettoyant les images numérisées, on améliore non seulement l'apparence visuelle des documents, mais aussi leur lisibilité.
Pour cela, le prestataire de numérisation utilise divers logiciels dédiés au traitement d'image, permettant de retoucher et d'améliorer automatiquement les documents numérisés.
L’OCR est une technologie clé pour transformer les documents numérisés en texte exploitable. Cette technologie de la dématérialisation convertit le texte imprimé en texte numérique en reconnaissant les caractères présents sur les images numérisées. Cette technologie analyse les formes des lettres et des mots pour les retranscrire sous forme de texte éditable et consultable.
Grâce à l'OCR, les documents numérisés deviennent facilement indexables et exploitables. Cette technologie contribue donc à améliorer l'efficacité et la productivité de votre entreprise.
L'indexation est le processus d'ajout de métadonnées aux documents numérisés pour faciliter leur organisation et leur recherche.
Par exemple, un document peut être indexé avec son titre, la date de création, le nom de l'auteur, et des mots-clés décrivant son contenu. Cela rend la recherche et la récupération des documents beaucoup plus efficaces.
Une fois numérisés et traités, les documents sont intégrés dans une solution de gestion électronique des documents (GED). Ils sont donc centralisés dans un espace numérique unique. Ses fonctionnalités garantissent la recherche et l’accès à l'information ainsi que la collaboration de vos équipes.
Des logiciels peuvent alors être utilisés pour automatiser les processus de validation et d'approbation. Il s’agit de gérer les différentes étapes nécessaires à l'examen et à l'acceptation des documents. Cette automatisation garantit que chaque document passe par les étapes appropriées de révision et d'approbation, selon des règles prédéfinies, sans intervention manuelle. Les processus de validation sont accélérés. En parallèle, toutes les étapes requises sont suivies de manière cohérente et conforme aux politiques internes de l’entreprise.
Le traitement des factures, par exemple, inclut la réception, la vérification, l'approbation des paiements et l'archivage. Pour les contrats, le processus comprend la création du document, sa révision, son approbation, et sa signature. Cette automatisation garantit notamment que :
Ces technologies optimisent les opérations documentaires en connectant divers systèmes et en automatisant des tâches répétitives. Elles jouent un rôle clé dans la rationalisation des processus et l'amélioration de l'efficacité organisationnelle.
Les plateformes d'intégration permettent de connecter différents systèmes et applications. Elles facilitent l'échange de données et la gestion des workflows documentaires complexes.
Elles sont conçues pour prendre en charge des tâches répétitives et fastidieuses comme la conversion de format, l'indexation et la validation des documents. Vos employés peuvent alors se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Ces solutions réduisent par ailleurs le risque d’erreur humaine.
Cette automatisation des processus métier s’appuie sur des outils Robotic Process Automation (RPA). Ces derniers exécutent des tâches basées sur des règles prédéfinies de manière rapide et efficace.
L'automatisation des processus permet non seulement d'améliorer l'efficacité opérationnelle de votre entreprise, mais aussi de réaliser des économies significatives. Elle réduit, en effet, les coûts de main-d'œuvre associés aux tâches répétitives et permet une allocation plus stratégique des ressources humaines.
L'intelligence artificielle (IA) révolutionne la dématérialisation documentaire en apportant des capacités avancées d'automatisation et d'analyse. Son rôle est essentiel pour optimiser les processus documentaires et améliorer continuellement les performances organisationnelles.
En pratique, l’IA permet :
Exemple : l’IA peut trier automatiquement les courriers entrants. Elle identifie les informations critiques à traiter en priorité, et archive les documents selon des critères spécifiques définis par l'entreprise.
L'IA réduit considérablement les temps de traitement et d'analyse en automatisant les tâches complexes.
L'utilisation de l'IA améliore la précision dans l'analyse et la gestion des documents. Les technologies utilisant l’IA minimisent les erreurs humaines et assurent une meilleure qualité des données.
L'IA fournit des données enrichies et des analyses approfondies aux décideurs dont les décisions reposent désormais sur des données plus précises.
La LAD, la RAD et le text mining apportent une valeur ajoutée significative aux entreprises et aux administrations dans le cadre de la dématérialisation de leurs documents.
La LAD utilise des algorithmes d'intelligence artificielle pour analyser et valider les documents numérisés. Ces algorithmes peuvent reconnaître et extraire des informations spécifiques. Ils facilitent donc le traitement et la vérification des documents.
Autre fonctionnalité de cette technologie de dématérialisation : la LAD identifie automatiquement les zones d'intérêt dans les documents et extrait les données clés nécessaires au processus de gestion.
La RAD classe automatiquement les documents selon leur type et extrait les informations pertinentes. Grâce à des techniques d'apprentissage automatique, la RAD apprend à reconnaître différents types de documents et à les traiter de manière appropriée.
Cette technologie permet d'analyser de vastes quantités de textes non structurés pour en extraire des informations pertinentes.
Le text mining utilise, en effet, des techniques de traitement du langage naturel pour analyser et comprendre les contenus textuels. Cela inclut la segmentation des phrases, l'analyse syntaxique et la compréhension contextuelle.
Cette technologie est capable d'identifier et de catégoriser automatiquement les entités nommées dans les documents. Elle peut également percevoir l'opinion ou le niveau de langage, exprimé dans le texte.
Le text mining et la RAD permettent de classifier automatiquement les documents selon leur contenu, simplifiant ainsi leur gestion et leur organisation.
Les informations extraites grâce à la LAD et au text mining peuvent être structurées et intégrées dans des bases de données ou des systèmes de gestion. Ces technologies de dématérialisation améliorent l’efficacité des processus.
Le text mining permet d'analyser le contenu des documents pour identifier les thèmes récurrents et les tendances. Il fournit donc des insights précieux pour la prise de décision.
Enfin, ces technologies aident à détecter les anomalies dans les documents. Elles permettent donc à l’entreprise de renforcer ses mesures de prévention de la fraude. Elles participent donc à la conformité réglementaire de votre entreprise.
Les technologies de la dématérialisation évoluent très vite. L’IA notamment va sans aucun doute impacter encore davantage ce processus dans les années à venir. Il est donc essentiel de se tenir informé des nouvelles tendances. En parallèle, pour réussir votre projet de dématérialisation, n’oubliez pas non plus de prendre en compte l’ensemble des questions liées à la gouvernance des données et à la sécurité informatique.