Que vous soyez chef d’entreprise, responsable des ressources humaines ou de projet IT, la dématérialisation vous concerne. Simplicité, gain de temps, amélioration de la productivité, économies, les bénéfices sont nombreux. Mais savez-vous vraiment ce que recouvre la dématérialisation ? Comment fonctionne ce processus ? Quels sont ses enjeux et ses avantages ? Ou encore, quelles normes réglementaires s’appliquent ? Numen répond à toutes vos questions.
La dématérialisation ou “demat” est sur toutes les lèvres. Pourtant, sa définition exacte reste souvent méconnue et les confusions avec d’autres processus sont fréquentes. Éclaircissons tout cela.
Dans le langage courant, dématérialiser signifie s’affranchir du papier. Ce processus comprend en réalité deux formes distinctes :
La dématérialisation des flux et de vos documents nécessite le respect d’un certain nombre d'obligations légales. Une réglementation dense et complexe a, en effet, été élaborée tant à l’échelle européenne que nationale. Citons par exemple les normes réglementaires applicables à la dématérialisation des factures, des bulletins de paie ou encore des déclarations et des paiements aux autorités publiques.
Sécurité et confidentialité des données ;
Fiabilité des processus ;
Accessibilité des documents numériques ;
Interopérabilité entre les différents systèmes de gestion documentaire.
Le mot « dématérialisation » est souvent employé à tort pour ce qui relève en réalité de la « numérisation ». Ces deux termes ont, en effet, des significations différentes. Numériser des documents est, en réalité, une opération technique consistant à créer un fichier numérique à partir d’un document original au format papier. Pour cela, il est nécessaire de disposer d’un scanner et d’un logiciel de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR).
Notons que, dans certaines conditions, la copie numérique peut être considérée comme fiable. Elle dispose alors de la même force probante que le document original. Pour parvenir à un tel résultat, la numérisation doit toutefois répondre à un processus technique spécifique. Quant au document numérique, il doit être conservé dans une solution d'archivage électronique comme un coffre-fort numérique conforme NF Z42-020.
Dans les faits, ces deux processus sont en réalité parfaitement complémentaires. Ainsi, mettre en œuvre la dématérialisation implique nécessairement de numériser au préalable les documents de votre entreprise.
La “démat” ne doit pas, non plus, être confondue avec la digitalisation. Cette dernière consiste en une réorganisation globale de la gestion des processus métiers de l’entreprise. Elle vise à les optimiser grâce à la programmation de robots logiciels chargés des tâches à faible valeur ajoutée. Dématérialisation et digitalisation sont toutefois intimement liées puisque la première est indispensable à la seconde.
La réponse est simple : tous les documents de votre entreprise sont dématérialisables, peu importe leur format ou leur complexité. Leur nature n’a par ailleurs aucun impact sur ce processus. Vous pouvez donc dématérialiser :
Il existe 3 étapes clé pour dématérialiser les documents d’une entreprise :
Comme nous l’avons vu, il s’agit donc de créer l’ensemble de vos documents en version électronique ou de transformer vos supports papier en fichier numérique.
Vient ensuite l’étape du classement et de l’indexation des documents en fonction des métadonnées qui seront renseignées par la LAD RAD. Ils peuvent ainsi être classés par nature, par date, par projet, par nom de clients, par équipe, etc.
L’objectif est évidemment de faciliter la recherche et l’accès aux différents documents. Cette classification numérique est essentielle. Elle doit par ailleurs répondre aux besoins et au fonctionnement de votre entreprise.
C’est la troisième étape de la dématérialisation. Tous les fichiers sont stockés dans un système de gestion de documentaire (GED) ou une solution d’archivage électronique (CFN ou SAE). À ce stade, il est primordial de bien évaluer la capacité de stockage de la solution utilisée. Il convient également de considérer le déploiement sur site et/ou dans un cloud.
Évidemment, une fois archivés, vos documents restent accessibles par une recherche dans le titre ou dans l’ensemble du texte. Ils peuvent également être partagés au sein de votre entreprise ou à des tiers.
Le zéro papier présente des avantages considérables pour les entreprises. Ils expliquent l’engouement actuel pour la dématérialisation affiché par les entreprises, les collectivités locales et les administrations.
Ce n’est pas vraiment une surprise. Les entreprises génèrent des tonnes de documents papier chaque année, créant ainsi une pression sur les espaces de stockage. Les professionnels se trouvent dans l’obligation d’accroître la surface de leurs locaux, d’y consacrer une pièce dédiée ou de faire appel à un tiers archiveur. Avec la croissance de la population urbaine, l'espace de stockage disponible est devenu un bien rare et cher. Cependant, il existe une solution efficace pour résoudre ce problème : la dématérialisation.
Ce processus permet en effet de centraliser tous les documents de l'entreprise sur une base de données virtuelle unique, offrant ainsi aux entreprises une capacité de stockage adaptée à leurs besoins. Celles-ci n’ont plus besoin de se préoccuper de l'augmentation du volume des documents à stocker.
En moyenne, les entreprises françaises consacrent environ 5 % de leur chiffre d’affaires à la gestion de documents papiers. Cela représente une somme non négligeable qui pourrait être utilisée à d'autres fins. La dématérialisation permet de réduire considérablement ces coûts. Vous n’aurez plus besoin de dépenser de l’argent pour l’achat d’encre, de papier ou de matériel tel que des imprimantes ou des scanners.
Mais ce n’est pas tout, la dématérialisation vous permet également de réaliser des économies indirectes. En effet, la gestion des documents papier mobilise des ressources en interne, que ce soit pour les classer, les rechercher ou les stocker. En dématérialisant vos documents, vous libérez vos collaborateurs de ces tâches chronophages pour qu'ils puissent se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée et donc plus rémunératrices pour votre entreprise.
La recherche d'informations est un défi couramment rencontré par les employés lors de l'exécution des projets. Ils passent souvent un temps considérable à chercher la dernière version de contrats, de devis, ou de tableaux Excel, nécessaires à leur mission. À cet égard, la dématérialisation présente un avantage majeur. Elle leur permet en effet de gagner un temps grâce à une bonne optimisation de la gestion des documents de l’entreprise. Indexées et numérotées, les informations sont facilement accessibles. La recherche par mots-clé ou par date par exemple permet aux salariés d’être bien plus efficaces et donc productifs.
Enfin, la dématérialisation ne se contente pas de simplifier la gestion documentaire, elle offre également un avantage concurrentiel incontournable pour votre entreprise. En permettant un accès rapide aux documents pertinents, vos équipes sont en mesure de répondre rapidement et efficacement aux demandes des clients. Cela peut se traduire par une meilleure satisfaction client, une fidélisation accrue et un renforcement de votre position sur le marché.
La dématérialisation est un moyen de gestion documentaire incontournable pour faciliter le partage et l'accessibilité de l'information à l'ensemble de vos collaborateurs.
En effet, dématérialiser vos documents vous offre une grande souplesse dans la gestion des droits d'accès. Vous pouvez décider qui peut accéder à chaque document, qui est autorisé à le modifier, le copier ou le partager, en fonction de vos besoins et des projets en cours.
Enfin, pour les salariés en télétravail par exemple, la dématérialisation documentaire est essentielle qui leur permet de collaborer efficacement avec les autres membres de leur équipe.
Le stockage physique peut être une source de stress pour les entreprises. Les risques de perte ou de dommage de documents importants sont toujours présents. Combien de contrats ou de factures ont été perdus à cause d'une inondation ou d'un incendie ? Et que dire des déménagements où un simple carton peut être oublié, ou encore des erreurs de classement, des oublis d'archivage ou même des vols ?
A contrario, la dématérialisation offre une solution sûre et efficace pour la gestion de vos documents. En stockant vos données sous forme numérique, vous pouvez garantir l'intégrité et la pérennité de vos informations.
De plus, la dématérialisation s'accompagne de solutions de sauvegarde et de protection des données, offrant ainsi une sécurité supplémentaire pour votre entreprise. En cas de perte ou de vol, vos documents peuvent être facilement récupérés.
Enfin, les solutions GED assurent la traçabilité des documents et des événements qui les concernent. Modification, suppression, partage, vous suivez à la trace la vie de vos données.
C’est un enjeu essentiel dont les entreprises doivent tenir compte. Déforestation, déchets, les documents produits par les entreprises ont un coût écologique évident. La numérisation se présente comme une alternative pertinente.
La législation française impose aux entreprises la conservation d'un grand nombre de documents pendant des durées souvent très longues. La dématérialisation peut simplifier sa conformité légale. Les informations nécessaires sont stockées de façon rigoureuse pour une durée prédéterminée, classées et facilement accessibles en cas de contrôle ou de demande de l'administration. Vous minimisez ainsi les risques de sanctions financières/
Pour résumer, en choisissant la dématérialisation, vous faites le choix d'une gestion documentaire moderne, efficace et sécurisée pour votre entreprise. Vous améliorez la collaboration et la productivité de vos équipes tout en optimisant la gestion de vos ressources documentaires.
Vous recherchez une solution de dématérialisation pour votre entreprise ? Demandez conseil aux experts Numen.