La digitalisation a transformé en profondeur les pratiques des entreprises. En parallèle, ce processus soulève de nouveaux défis. Respecter les réglementations en fait partie. Il s’agit notamment d’assurer la protection des données et de répondre aux exigences légales. Une gestion documentaire performante est donc essentielle pour renforcer la conformité et limiter les risques. Dans ce contexte, le Coffre-Fort Numérique (CFN) s’impose comme une solution incontournable. Cet outil archive et sécurise vos documents dans un espace dématérialisé. Il offre donc une protection renforcée des informations sensibles, tout en garantissant leur accessibilité. Face à une offre variée de solutions de gestion documentaire, il est important de comprendre les spécificités de chaque option. Les experts Numen vous proposent d’explorer en détail les différences entre le CFN Professionnel et le CFN Salarié afin de vous aider à identifier la solution la plus adaptée à vos besoins.
Le CFN Professionnel n’est pas qu’un simple outil de stockage. C’est aussi et surtout un levier stratégique pour votre entreprise.
Le CFN professionnel, dédié aux entreprises, centralise l’ensemble de leurs documents sensibles et stratégiques (contrats, rapports financiers, documents internes, etc.).
Objectif du CFN Pro : optimiser la gestion documentaire et renforcer la sécurité des données de votre entreprise.
Livre blanc - Tout savoir sur l'archivage électronique
L’archivage électronique est une étape cruciale dans la transformation numérique des entreprises. Le livre blanc que nous vous présentons ici offre une vision d’ensemble complète des solutions disponibles sur le marché français. Nous espérons qu’il vous guidera dans votre démarche d’archivage électronique, en vous aidant à faire les choix les plus éclairés et les plus pertinents pour votre entreprise.
Le CFN Professionnel offre une gestion granulaire des accès. Vous êtes en mesure d’attribuer des droits spécifiques en fonction des rôles et des responsabilités de vos collaborateurs. Cette personnalisation garantit que chacun d’entre eux accède uniquement aux documents nécessaires à ses missions. Un comptable, par exemple, pourra consulter les rapports financiers de l’entreprise. En revanche, il n’aura pas accès aux contrats clients ou aux informations relatives aux salariés. Cette fonctionnalité renforce donc la confidentialité des informations sensibles.
L’intégration au système d’information de votre entreprise est un autre atout majeur du CFN Pro. Cet outil s’adapte, en effet, parfaitement aux logiciels déjà en place au sein de votre entreprise. Il s’intègre ainsi à votre ERP, à votre CRM ou à votre solution de gestion électronique des documents (GED). Cette fonctionnalité facilite l’adoption du CFN Pro par vos équipes.
Enfin, l’automatisation des flux documentaires simplifie considérablement la circulation des informations entre les services. Par exemple, lorsqu’un contrat est signé, il peut être automatiquement transmis au service juridique pour archivage. Aucune intervention manuelle n’est nécessaire. Cette automatisation réduit les erreurs et optimise les délais de traitement. Le CFN Pro contribue donc à des processus internes plus fluides et surtout plus efficaces.
La sécurité des données de l’entreprise est au cœur des fonctionnalités du CFN Professionnel.
Le risque d’accès non autorisé est donc limité, même en cas de compromission des identifiants.
Enfin, le CFN Professionnel respecte des normes strictes (RGPD, NF Z42-020, etc.). Ce cadre réglementaire garantit un archivage électronique à valeur probante. Cela s’avère particulièrement utile lors d’audits ou en cas de litiges. Dans ces cas de figure, l’intégrité et la traçabilité des documents sont en effet primordiales.
Plusieurs raisons poussent les entreprises à mettre en place un CFN Pro :
Pour en savoir plus, consultez l’article rédigé par les experts Numen sur les 5 bonnes raisons de mettre en place un CFN Pro dans votre entreprise.
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Le CFN Salarié améliore l’expérience de vos collaborateurs et vise à faciliter le travail de votre équipe RH.
Le CFN Salarié est un coffre-fort numérique individuel mis à disposition par l’entreprise au bénéfice de ses salariés.
Cet outil numérique permet de stocker des documents RH comme :
Le CFN Salarié présente deux principaux objectifs : améliorer l'expérience employé et fluidifier la communication avec le services des ressources humaines.
Le CFN Salarié se distingue par son accès personnel et sécurisé. Chaque salarié dispose d’un espace dédié, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Depuis un ordinateur au bureau, une tablette à la maison ou un smartphone en déplacement, les documents essentiels sont toujours à portée de main. Un employé peut, par exemple, consulter son attestation d’emploi directement sur son téléphone pour compléter une démarche administrative urgente.
Par ailleurs, le CFN Salarié assure un archivage longue durée des documents RH clé. Les informations sont conservées de manière sécurisée, en conformité avec les exigences légales.
Enfin, la portabilité des données assure une continuité pour le salarié, même après son départ de l’entreprise. Les documents archivés dans le CFN Salarié peuvent être transférés vers un autre coffre-fort numérique ou conservés par l’employé pour un usage futur. Il peut donc récupérer ses bulletins de paie ou son contrat de travail pour constituer un dossier administratif. Cette fonctionnalité renforce la transparence et améliore l’expérience employé. Elle fait également gagner un temps précieux à votre service des ressources humaines.
La protection des données personnelles est une priorité dans le CFN Salarié. Grâce à un système de cryptage avancé, chaque document stocké, qu’il s’agisse d’un bulletin de paie ou d’un contrat de travail, est protégé contre les accès non autorisés. Ce cryptage garantit que les informations sensibles, comme les coordonnées bancaires ou les numéros de sécurité sociale, ne tombent pas entre de mauvaises mains.
Le respect du RGPD et du Code du travail renforce encore cette protection. Ce texte impose, par exemple, que seules les personnes autorisées puissent consulter ou traiter les données personnelles des salariés. Le CFN Salarié répond à ces exigences en mettant en place des mécanismes de contrôle d’accès stricts. Il permet aussi aux salariés de conserver leurs documents en toute confidentialité, même après avoir quitté l’entreprise.
Enfin, la conformité à la norme NF Z42-020 assure un archivage électronique fiable et juridiquement reconnu. Les documents stockés dans le CFN conservent, en effet, leur intégrité et leur valeur légale.
Le CFN Salarié simplifie considérablement la distribution des documents RH. Fini les envois papier ou les emails dispersés. Les bulletins de paie, contrats ou attestations sont directement déposés dans l’espace numérique personnel du salarié.
Cette solution contribue également à l’amélioration de l’expérience employé. En offrant un accès rapide et intuitif à des documents importants, l’entreprise renforce la satisfaction et la confiance des salariés.
Enfin, le stockage sécurisé et permanent constitue un avantage majeur. Les salariés peuvent accéder à leur espace personnel à tout moment. Par exemple, un ancien collaborateur peut récupérer ses bulletins de paie pour une demande de prêt ou une inscription à une caisse de retraite, sans avoir à contacter son ancien employeur.
Voici un résumé des principales différences entre le CFN Professionnel et le CFN Salarié pour vous aider à choisir la solution la plus adaptée à vos besoins.
Objectifs
Archivage légal des documents stratégiques de l’entreprise
Stockage sécurisé des documents RH personnels pour les salariés
Utilisateurs
Entreprise, collaborateurs autorisés
Salariés individuels
Type de documents
Contrats clients, rapports financiers, données sensibles… Tout document ayant une valeur pour l’entreprise.
Bulletins de paie, contrats de travail, attestations - Documents liés à la vie du salarié dans l’entreprise.
Contrats clients, rapports financiers, données sensibles… Tout document ayant une valeur pour l’entreprise
Bulletins de paie, contrats de travail, attestations - Documents liés à la vie du salarié dans l’entreprise
Accès
Contrôlé par l’entreprise, basé sur les rôles
Privé, réservé au salarié
Fonctionnalités
Intégration avancée au SI, cryptage des données, gestion fine des accès
Portabilité des données, notifications automatiques de nouveaux documents
Sécurité
Conformité RGPD, NF Z42-020, authentification multi-facteurs
Conformité RGPD, NF Z42-020, cryptage des données personnelles
Coûts et maintenance
Investissement plus élevé (en SaaS ou on-premise), maintenance gérée par l’IT interne ou le fournisseur
Coût par utilisateur supporté par l’entreprise, maintenance incluse dans l’offre fournisseur
Le CFN Professionnel et le CFN Salarié répondent donc à des besoins distincts, mais complémentaires en matière de gestion documentaire numérique. Tandis que le CFN Professionnel se concentre sur les exigences stratégiques et opérationnelles des entreprises, le CFN Salarié est axé sur les attentes individuelles des collaborateurs. Ces deux solutions présentent, par ailleurs, des différences notables en termes d’objectifs, de type de documents stockés, de gestion des accès ou encore de fonctionnalités spécifiques.
Si vous cherchez une solution fiable pour sécuriser vos documents stratégiques et optimiser vos processus internes, le CFN Professionnel est fait pour vous.
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