La digitalisation a largement renforcé la place de la gestion documentaire au sein des entreprises. Désormais, il ne suffit plus de stocker des documents : les données doivent être parfaitement sécurisées et restées facilement accessibles. À cela, s’ajoute le respect d’obligations réglementaires toujours plus strictes. Un défi que les entreprises ne peuvent ignorer. Dans ce contexte, le coffre-fort numérique Pro et le CFN Salarié se positionnent comme des solutions incontournables. Toutefois, rapidement, une question se pose : Comment choisir le coffre-numérique le mieux adapté aux besoins de votre entreprise ? Si ces deux solutions présentent des avantages distincts, elles répondent aussi à des besoins très différents. Pour vous aider à faire le bon choix, les experts Numen décryptent les spécificités de chaque option et vous guident dans votre décision.
Il existe deux types de coffre-fort numérique : le coffre-fort numérique professionnel (CFN Pro) et le coffre-fort numérique pour les salariés.
Le CFN Professionnel est conçu pour gérer les documents stratégiques de votre entreprise. Il vise à centraliser ces informations, à optimiser les processus internes et à garantir une sécurité maximale.
À l’inverse, le CFN Salarié s’adresse principalement aux besoins individuels des employés. Il permet un stockage sécurisé des documents personnels. Son objectif est d’améliorer l’expérience des salariés en leur offrant un accès simple et rapide à leurs informations dans un environnement sécurisé.
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Vous l’aurez compris : le CFN Pro et le CFN salarié ne s’adressent pas au même public.
Le premier est destiné à une utilisation collective, limitée aux collaborateurs autorisés au sein de l’entreprise. L’accès est strictement contrôlé et défini en fonction des rôles et des responsabilités de chacun.
Le second est conçu pour un usage privé. Chaque employé dispose d’un espace personnel sécurisé, auquel il est le seul à accéder.
Les objectifs et le public cible étant différents, les documents stockés dans un CFN Pro ou un CFN Salarié sont bien évidemment distincts eux aussi.
Les documents traités par le CFN Pro incluent des informations stratégiques de l’entreprise : contrats, données clients, rapports financiers, etc.
Le CFN Salarié, en revanche, se concentre sur les documents relatifs aux ressources humaines (bulletins de paie, contrats d’embauche ou certificats de travail).
Le CFN Pro offre des fonctionnalités avancées comme l’intégration au système d’information de l’entreprise, un cryptage poussé des données et une gestion fine des accès. Ces outils permettent une collaboration efficace sans compromettre pour autant la sécurité des données sensibles.
Le CFN Salarié se distingue par des fonctionnalités orientées vers l’utilisateur final. Parmi les plus importantes, on retrouve la portabilité des données et la notification automatique lors de l’ajout de nouveaux documents. À noter que le CFN salarié propose, la plupart du temps, un design simplifié pour une utilisation intuitive.
Il s’agit d’un enjeu majeur pour les deux solutions. Le CFN Pro et le CFN Salarié respectent les normes RGPD et NF Z42-020, garantissant ainsi un archivage à valeur probante et la protection des données personnelles.
À noter que le CFN Pro intègre souvent une authentification multi-facteurs. Cette méthode permet de sécuriser davantage l’accès aux informations stratégiques de l’entreprise.
En mode SaaS, comme en on-premise, le CFN Pro représente un investissement plus conséquent. La maintenance peut être gérée par l’équipe IT en interne ou prise en charge directement par le fournisseur.
Le CFN Salarié, en revanche, est généralement facturé par utilisateur. La maintenance du coffre-fort numérique est souvent incluse. Il s’agit donc d’une solution plus abordable pour les petites et moyennes entreprises.
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Choisir un CFN Pro ou un CFN Salarié nécessite une évaluation minutieuse des besoins de votre entreprise. Cette analyse repose sur plusieurs critères : vos objectifs, vos obligations légales, vos ressources disponibles, et l’impact de la solution sur vos processus actuels. Voici un guide détaillé pour vous accompagner dans cette démarche.
CFN Pro ou CFN salarié ? Tout dépend de vos besoins.
Si votre entreprise cherche à optimiser ses processus internes, le CFN Pro est la solution la mieux adaptée. La centralisation et la sécurisation des documents professionnels sensibles sont souvent des priorités pour les organisations qui manipulent des données stratégiques. Un cabinet d’audit peut, par exemple, utiliser un CFN Pro pour archiver ses rapports financiers. Ces derniers sont stockés dans un espace sécurisé, mais restent accessibles en cas de besoin.
Pour les entreprises dont l'objectif est d'améliorer la gestion des documents RH et l’expérience employé, le CFN Salarié est la bonne solution. Il lui permet de simplifier la distribution des documents RH. Cette solution répond, par ailleurs, aux attentes des salariés qui souhaitent accéder rapidement et de manière sécurisée à leurs documents, sans devoir systématiquement s’adresser au service des ressources humaines.
Pour en savoir, découvrez l’article rédigé par les experts Numen sur les 5 bonnes raisons de mettre en place un CFN dans votre entreprise.
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Pour choisir la solution CFN la mieux adaptée à votre entreprise, vous devez aussi vous interroger sur vos obligations légales et réglementaires. Posez-vous d’abord la question suivante : est-il essentiel pour votre entreprise de garantir l'archivage à valeur probante de vos documents ?
Si la réponse est oui, vous devez opter pour un coffre-fort numérique qui respecte la norme NF Z42-020. Votre CFN doit, par ailleurs, garantir votre conformité légale au regard de vos obligations et notamment :
Le choix d’un CFN dépend aussi du budget de votre entreprise. Le CFN Pro, souvent plus complet, représente un investissement initial important, notamment pour une solution on-premise. Les coûts récurrents, comme la maintenance ou les mises à jour, doivent également être pris en compte.
À l’inverse, le CFN Salarié, généralement proposé en mode SaaS, présente des coûts plus prévisibles et répartis selon le nombre d’utilisateurs.
Un autre facteur clé concerne les compétences internes disponibles au sein de votre organisation. Si votre entreprise dispose d’une équipe IT dont l’expertise est suffisante, elle pourra gérer un CFN Pro en mode on-premise. En effet, si cette solution offre plus de possibilités de personnalisation, elle nécessite en revanche une expertise technique plus poussée. Si au contraire, vous ne souhaitez pas alourdir votre gestion technique, une solution SaaS, avec une maintenance assurée par le fournisseur, est à privilégier.
La réussite de l’implémentation d’un coffre-fort numérique repose, en grande partie, sur son acceptation par les utilisateurs.
Une solution trop complexe pourrait entraîner une réticence des employés et impacter leur efficacité. Peu à l’aise avec l'outil, ils hésitent alors à l’utiliser ou perdent beaucoup de temps dans sa manipulation. De son côté, votre entreprise doit investir davantage de temps et de ressources pour organiser des formations approfondies et fournir un accompagnement renforcé à ses équipes. Ces efforts supplémentaires pourraient également peser sur la productivité à court terme, voire créer une certaine frustration chez vos collaborateurs.
A contrario, une interface intuitive et des outils adaptés aux besoins des utilisateurs favorisent une intégration rapide et efficace.
Avant de prendre une décision, il est important de comparer les fonctionnalités des solutions CFN proposées. Elles doivent répondre à vos besoins réels, présents et futurs. La solution doit également garantir la conformité avec les normes en vigueur, comme la NF Z42-020.
Prenez le temps également de connaître la réputation du fournisseur CFN. Privilégiez des prestataires avec une solide expérience et de bonnes références dans votre secteur. Un support client réactif et de qualité est également un atout majeur pour résoudre rapidement les éventuels problèmes techniques ou répondre à vos questions.
Le choix entre un CFN Pro et un CFN Salarié, puis la sélection d’une solution, doit être guidé par une analyse approfondie des besoins de votre entreprise. Identifier vos priorités, évaluer vos contraintes légales, analyser vos ressources et comparer les offres disponibles sont autant d’étapes indispensables pour prendre la meilleure décision.
Un CFN Pro efficace n’est pas un simple outil de gestion documentaire. Il se présente comme un véritable levier stratégique pour optimiser vos processus, améliorer l’expérience employé et garantir votre conformité réglementaire. En investissant dans une solution adaptée, votre entreprise bénéficie d’une gestion documentaire sécurisée, performante et en adéquation avec ses objectifs.
Ne laissez rien au hasard pour votre gestion documentaire. Faites confiance à Numen pour la mise en place d’un CFN Pro performant et adapté à vos besoins.