Intégrer un coffre-fort numérique : un processus simple, rapide et efficace avec Numen CFN Pro

Vous souhaitez intégrer un Coffre-Fort Numérique (CFN) dans votre entreprise, mais vous craignez que ce processus complexe soit trop complexe ? Rassurez-vous, c’est loin d’être le cas ! Avec Numen CFN Pro, l’intégration est fluide et rapide. Que vous optiez pour un archivage automatique ou manuel, sa mise en place s’adapte facilement à votre organisation, sans perturber vos processus existants. Découvrez avec les experts Numen comment intégrer un CFN en toute simplicité et choisir l’approche la plus adaptée à vos besoins. 

3 étapes pour intégrer un coffre-fort numérique facilement

L’intégration d’un coffre-fort numérique est plus simple qu’il n’y paraît. Avec Numen CFN Pro, vous bénéficiez d’une solution adaptable et rapide à mettre en place, quel que soit votre mode de fonctionnement. Voici les trois étapes clés pour réussir votre intégration. 

Étape 1 : définir vos besoins

Avant de choisir un mode d’intégration, il est essentiel d’identifier vos attentes et vos contraintes.

• Quels documents souhaitez-vous archiver ? (factures, contrats, dossiers clients, documents RH, certifications, etc.)
• Qui doit y avoir accès ? (services concernés, niveaux d’accès, gestion des droits utilisateurs)
• Quels sont les enjeux de sécurité et de conformité ? (données sensibles, obligations réglementaires, conservation légale)

Cette première phase est indispensable pour structurer votre projet. Votre entreprise est alors prête à optimiser sa gestion documentaire en fonction des besoins liés à ses activités.

Étape 2 : choisir le mode d’intégration de votre CFN

En fonction de votre volumétrie documentaire et vos besoins métier, vous disposez de deux options :

• La connexion automatique aux logiciels métier : idéal pour les entreprises souhaitant automatiser l’archivage et garantir une gestion fluide sans intervention humaine. La solution s’intègre directement à votre GED, votre ERP ou votre CRM via une API.
• L’archivage manuel : parfait pour les organisations ayant un volume modéré de documents à archiver ou des besoins ponctuels. En pratique, les utilisateurs déposent manuellement leurs fichiers dans une interface sécurisée.

Un modèle hybride peut aussi être envisagé. Il combine alors l’archivage automatique pour certains types de documents et le dépôt manuel pour d’autres.

Étape 3 : activer votre solution en quelques jours

Avec Numen CFN Pro, la mise en place est rapide et sans contrainte technique grâce notamment à : 

• Un accompagnement sur mesure : nos experts vous guident pour configurer votre coffre-fort numérique en fonction de votre mode d’archivage.
• Un déploiement fluide avec une intégration aux logiciels métier et l’accès immédiat à l’interface en ligne.
• Un support technique dédié : vous n’avez pas d’équipe technique ? Pas de souci, nos experts vous accompagnent à chaque étape de votre projet.  

En quelques jours seulement, votre coffre-fort numérique est opérationnel. Vous êtes alors en mesure : 

• d’archiver vos documents de manière sécurisée, 
• en conformité avec vos obligations, 
• et sans bouleverser votre organisation.

Analyser son patrimoine documentaire et définir ses besoins

Le choix du mode d’intégration de votre CFN dépend de la nature de votre patrimoine documentaire et de vos besoins. Une analyse approfondie garantit une gestion efficace et conforme des documents, en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.

Identifier les types de documents à archiver

Chaque entreprise traite une multitude de documents, aux formats variés et avec des exigences spécifiques en matière d’archivage. Voici quelques grandes catégories :

• Les dossiers techniques et la documentation produit. 

Exemple : une entreprise du secteur télécom archive ses fiches techniques, ses manuels d’installation et sa documentation de maintenance. Elle peut ainsi assurer le suivi des équipements et leur conformité aux normes en vigueur. Ces documents doivent être conservés sur le long terme. Ils doivent également rester accessibles à tout moment aux équipes techniques et réglementaires.

• Les dossiers clients et les contrats commerciaux. 

Exemple : une société de distribution stocke ses contrats fournisseurs, les devis signés et tous ses échanges commerciaux. Ces informations sensibles doivent être protégées contre une éventuelle altération. Elles doivent, par ailleurs, rester accessibles en cas de litige ou de vérification comptable.

• Les dossiers de certification et de conformité. 

Exemple : une entreprise certifiée ISO 9001 doit archiver ses audits internes, ses procédures qualité et ses comptes-rendus d’inspections. Ces documents lui permettent de prouver sa conformité en cas de contrôle. Une traçabilité rigoureuse est donc essentielle pour répondre à ses obligations légales ainsi qu’aux demandes des autorités de régulation.

Cartographier les services et les acteurs concernés

Une fois les documents identifiés, vous devez identifier qui produit, consulte et utilise ces documents au sein de votre entreprise. Voici les deux principales questions à vous poser : 

• Quels services ont besoin d’archiver et/ou de consulter ces documents? 

Exemple : le service juridique a besoin d’accéder aux contrats archivés alors que le service comptable doit pouvoir consulter les devis et les factures. 

• Quels sont les volumes à gérer ?

Une entreprise traitant des milliers de factures mensuelles privilégiera une intégration automatisée afin d’éviter toute surcharge administrative. Un bureau d’études qui gère quelques dossiers techniques ponctuels peut se contenter d’un archivage manuel ou semi-automatique.

Grâce à cette étape, vous êtes en mesure d’organiser le stockage de l’information et de simplifier l’accès à vos données. 

Définir les critères d’accès et de sécurité

L’archivage numérique doit être sécurisé. Il doit toutefois assurer un accès fluide aux utilisateurs habilités. Il est donc essentiel de définir avec précaution les droits d’accès en fonction des impératifs de sécurité. 

Quels utilisateurs doivent avoir accès aux documents archivés ?

Exemple : un directeur financier doit pouvoir consulter l’ensemble des documents comptables. En revanche, un collaborateur en charge des paiements n’a besoin d’accéder qu’aux factures en cours de traitement.

Quel est le niveau de confidentialité requis ?

Pour des documents internes non sensibles, un accès public peut être suffisant. En revanche, un accès restreint est indispensable pour des données sensibles, comme les contrats ou les documents RH.

Pour les fichiers à haute criticité (données bancaires, informations médicales, etc.), il est conseillé de prévoir une double authentification ou un chiffrement renforcé. 

Veillez à réaliser cette analyse documentaire de manière rigoureuse. Elle est indispensable pour structurer l’intégration du coffre-fort numérique. Elle garantit, dans le même temps, un archivage efficace, sécurisé et conforme aux exigences réglementaires.

Choisir le mode d’intégration du coffre-fort numérique dans le SI

Comme nous venons de le voir, le mode d’intégration du Numen CFN Pro dépend de vos besoins métiers et du volume documentaire à gérer. Deux approches principales s’offrent aux entreprises : 

• Une intégration automatisée via API REST pour les structures souhaitant une gestion fluide et sans intervention manuelle. 
• Un archivage manuel ou semi-automatique, plus adapté aux flux documentaires ponctuels.

Intégration native et automatisée via API REST

Dans quels cas privilégier une intégration native et automatisée via l’API REST

Cette approche convient aux entreprises qui veulent dématérialiser complètement leur gestion documentaire et garantir une traçabilité sans effort.

Elle est donc adaptée : 

• Au secteur bancaire pour l’archivage automatique des relevés de comptes et des contrats de prêt dès leur validation.
• Aux services juridiques pour la conservation systématique des contrats signés et des accords clients via un CRM.
• Aux hôpitaux et cliniques avec l'intégration aux systèmes de gestion hospitalière (SIH) afin de stocker les dossiers patients et d’assurer leur confidentialité.

Comment fonctionne ce mode d’intégration du CFN ?

L’API REST permet de connecter Numen CFN Pro directement aux outils métiers de l’entreprise comme la GED, l’ERP, le CRM ou toute autre plateforme de gestion documentaire. Cette interopérabilité garantit : 

• Un archivage automatique : dès qu’un document est validé dans un workflow, il est automatiquement déposé dans le CFN (exemple : une facture validée passe directement en archivage sécurisé).
• La consultation  des documents directement depuis l’ERP ou le logiciel métier, sans avoir besoin d’accéder séparément au coffre-fort numérique.

Quels sont les avantages de cette approche ?

• Une expérience utilisateur transparente : les collaborateurs n’ont pas besoin de changer leurs habitudes.
• Une sécurisation et une traçabilité automatiques : chaque document archivé est horodaté et scellé pour garantir son intégrité.
• Une réduction des erreurs et des oublis d’archivage : plus de risque de perte de documents ou d’oubli d’enregistrement.

Archivage manuel ou semi-automatique avec consultation directe

Dans quels cas privilégier ce mode d’intégration du CFN ?

Cette solution est adaptée aux entreprises ayant un volume documentaire modéré ou des flux irréguliers. Elle offre plus de flexibilité sans nécessiter d’intégration technique. Elle convient donc : 

• Aux PME dans le secteur du commerce et l’artisanat pour le stockage au fil de l’eau des factures fournisseurs et des contrats de prestation.
• Aux agences immobilières pour l’archivage des mandats de vente et des contrats de location, selon les dossiers traités.
• Aux entreprises industrielles pour la conservation manuelle des fiches techniques et des certifications, selon les besoins.

Comment fonctionne ce mode d’intégration du CFN ?

Les documents peuvent être déposés dans le coffre-fort numérique via une interface sécurisée de deux manières : manuellement ou en mode semi-automatique, selon le niveau d’automatisation souhaité et la fréquence des documents à archiver.

Le dépôt manuel consiste à transférer les documents un par un ou en lot directement via l’interface du CFN. L’utilisateur sélectionne les fichiers à archiver, les classe et leur attribue des métadonnées (ex. : type de document, date, nom du client). 

Exemple : un responsable RH télécharge une copie d’un contrat de travail signé en le classant dans le dossier "Contrats employés 2025".

Pour le mode semi-automatique, l’utilisateur n’a pas besoin de déposer chaque document un par un. Il doit toutefois valider certaines étapes avant l’archivage dans le coffre-fort numérique. Ce fonctionnement repose sur des règles prédéfinies et nécessite une intervention minimale du collaborateur.

L’archivage manuel ou semi-automatique garantit :  

• Une organisation des fichiers par catégories pour une recherche simplifiée.
• Une consultation des documents archivés directement depuis Numen CFN Pro, sans passer par une intégration métier.

Quels sont les avantages de l’archivage manuel ou semi-automatique dans le CFN ?

• Une mise en place rapide : aucun développement informatique n’est nécessaire. Une simple interface suffit. 
• Une solution flexible : les entreprises peuvent gérer leurs documents à leur rythme.
• Une solution économique : il n’est pas nécessaire d’investir dans le développement d’une API, tout passe par une plateforme clé en main.

Un modèle hybride pour plus de flexibilité

Certaines entreprises peuvent avoir des besoins mixtes. Une partie de leurs documents nécessitent un archivage automatisé alors que pour d’autres, le dépôt manuel suffit. 

Voici un exemple de combinaison des deux approches :

• Pour les dossiers clients et contrats, l’archivage est automatique via l’intégration CRM. Pour les documents techniques spécifiques, un archivage manuel suffit afin de conserver uniquement les versions pertinentes.
• Pour les factures récurrentes, l’entreprise opte pour un archivage automatisé depuis l’ERP.
• Pour les rapports de réunion et les notes internes, l’archivage manuel est privilégié. 

Avec Numen CFN Pro, chaque entreprise peut choisir la solution qui lui convient. Elle peut ainsi combiner automatisation et flexibilité afin d’optimiser sa gestion documentaire. 

L’accompagnement Numen : une intégration simplifiée de votre coffre-fort numérique

Intégrer un coffre-fort numérique ne doit pas être un casse-tête. Avec Numen CFN Pro, vous bénéficiez d’un accompagnement à chaque étape pour garantir une mise en place fluide et adaptée à vos besoins.

Une assistance API pour une intégration avancée

Pour les entreprises qui souhaitent une intégration native du CFN dans leur système d’information, Numen propose une assistance complète sur l’API REST.

Comment ça fonctionne ?

• Une connexion sur mesure avec vos outils métiers (ERP, CRM, GED).
• Des tests et une validation technique pour assurer un déploiement sans friction.
• Un support au paramétrage pour une gestion optimale des flux documentaires.

Exemple d’assistance API :

Une banque souhaite automatiser l’archivage des relevés clients. Elle bénéficie alors d’un accompagnement API afin de relier son CFN à son logiciel de gestion bancaire. Ce processus garantit l’archivage instantané et sécurisé dès la génération du relevé.

Une Configuration personnalisée selon vos besoins métiers

Chaque entreprise a des besoins spécifiques. Numen vous aide à configurer votre CFN en fonction de votre volumétrie documentaire, de vos workflows et de vos exigences réglementaires.

Nous configurons pour vous :

• Vos règles d’archivage y compris les durées de conservation et l’indexation automatique de vos documents.
• Le paramétrage de vos accès utilisateurs (rôles, niveaux de confidentialité, permissions).
• La personnalisation des interfaces afin d’adapter votre CFN à vos processus internes.

Exemple de configuration :

Un grand groupe industriel souhaite archiver ses plans techniques. Il choisit une classification sur mesure. Ses équipes accèdent ainsi rapidement aux documents en utilisant les dates ou le nom des projets.

Support technique dédié : un accompagnement au quotidien

L’équipe Numen CFN Pro met à disposition un support technique réactif afin de répondre à vos questions et de réaliser les ajustements nécessaires.

Nous proposons :

• Une assistance en cas de problème technique (difficulté d’accès, intégration API, mise à jour).
• Des guides et des ressources pour une prise en main simplifiée.
• Un interlocuteur dédié pour les entreprises ayant des besoins spécifiques.

Exemple d’assistance : 

Une société de services a besoin de former plusieurs collaborateurs à l’utilisation du CFN. Ces derniers bénéficient d’une session de formation à distance, accompagnée d’une documentation adaptée à leur secteur d’activité.

Suivi et adoption du CFN

L’archivage sécurisé est un enjeu clé pour la conformité et la traçabilité des documents. Numen accompagne vos équipes pour assurer une adoption efficace de votre CFN.

Dans ce cadre, nous proposons : 

• Une présentation des enjeux et des bénéfices de l’archivage sécurisé.
• La formation de vos utilisateurs en fonction de leur rôle (administrateurs, contributeurs, simples lecteurs).
• Des cas pratiques et des exercices pour une prise en main rapide.

Exemple de sensibilisation :

Un cabinet d’avocats souhaite archiver ses dossiers clients. Ses collaborateurs reçoivent une formation spécifique sur la gestion des accès et la sécurisation des données sensibles.

Suivi de l’intégration et évolutions

Une fois le CFN en place, Numen continue de vous accompagner pour adapter la solution à vos évolutions métiers.

Nous mettons ainsi en place des actions régulières afin de :

• Vérifier les accès et les volumes archivés pour optimiser la gestion documentaire.
• Ajuster vos règles d’archivage en fonction des évolutions réglementaires.
• Proposer plus d’automatisation et de connectivité pour simplifier davantage vos processus.

Exemple d’évolution

Une entreprise a commencé avec un dépôt manuel. Au fil du temps, elle souhaite évoluer vers une intégration API afin d’automatiser ses processus et de réduire sa charge administrative.

Pourquoi choisir l’accompagnement Numen CFN Pro ?

Avec Numen CFN Pro vous profitez 

• D’un coffre-fort numérique facile à intégrer grâce à une approche simplifiée. 
• D’une mise en place sans stress de votre CFN avec un accompagnement technique sur mesure et fonctionnel.
• D’une solution adaptée à votre métier et à vos contraintes.
• D’un suivi continu pour assurer une intégration durable et évolutive.
• D’un archivage sécurisé et conforme, accessible à toutes les entreprises

Avec Numen CFN Pro, vous n’êtes jamais seul. Nous faisons de l’archivage numérique une solution simple, efficace et sécurisée. Contactez nos experts.