2025 est lancé : simplifiez votre gestion documentaire dès maintenant !

La nouvelle année est déjà bien entamée, et mars marque souvent un tournant stratégique pour les entreprises. Après la mise en route des premiers projets, c’est le bon moment pour revoir vos pratiques et optimiser vos processus internes.

Parmi les axes d’amélioration, la gestion documentaire représente un enjeu majeur. Accès difficile à l’information, délais de traitement trop longs, erreurs, perte de temps, risques liés à la conformité réglementaire… autant de problématiques qui ralentissent la performance de votre entreprise. Il est temps d’agir !

Numen, expert en transformation digitale, vous accompagne avec des solutions performantes pour simplifier votre gestion documentaire et optimiser vos flux de travail.

Comment mieux structurer vos documents et retrouver l’information rapidement ?

Le problème : une gestion documentaire dispersée et inefficace

Imaginez cette situation : votre équipe marketing travaille sur une proposition commerciale. Le document circule sous trois versions différentes : l’une sur Google Drive, une autre envoyée par email et une dernière stockée sur le serveur interne. Chacun y apporte des modifications sur une version différente, rendant difficile l’identification du fichier le plus à jour. Résultat ? Un temps précieux perdu à trier et consolider les informations, jusqu’à ce qu’une version erronée soit finalement envoyée au client.

Un tel scénario est loin d’être hypothétique. Sans une organisation rigoureuse, la gestion documentaire devient vite un casse-tête, avec des fichiers éparpillés entre emails, serveurs partagés et archives papier. Les conséquences pour votre entreprise sont bien réelles :

• La multiplication des versions complique la collaboration entre vos équipes et génère des incohérences.
• Le risque d’erreurs et de pertes d’informations est accru, ce qui impacte la qualité et la fiabilité de vos données.
• La prise de décisions est ralentie et votre productivité baisse. En effet, la recherche d’information est fastidieuse et des validations manuelles sont nécessaires.

Les processus papier et les validations manuelles amplifient encore ces dysfonctionnements. Selon McKinsey, l’automatisation des flux documentaires permettrait de réduire les délais de traitement de 50 % et d’améliorer la productivité des employés de 20 à 30 % (source : McKinsey, « Automation and the Future of Work », 2023).

Enfin, avec le développement du télétravail, ces problématiques s’intensifient. Sans une solution efficace, l’accès aux documents devient complexe et ralentit encore davantage les processus internes.

Vous l’aurez compris : sans une gestion documentaire structurée et optimisée, votre entreprise perd du temps, prend des risques inutiles et freine sa productivité. Heureusement, des solutions existent pour reprendre le contrôle sur vos données et fluidifier vos flux documentaires.

La solution Numen : la GED Doxtreem

Doxtreem répond à ces enjeux avec une solution de gestion électronique des documents (GED) qui centralise, sécurise et facilite l’accès aux informations.

Grâce à une plateforme unique, les entreprises peuvent :

• Digitaliser et automatiser leurs processus documentaires.
• Retrouver rapidement les documents grâce à une recherche avancée.
• Collaborer en temps réel, sans risque de doublons.
• Sécuriser l’accès aux informations sensibles.

Doxtreem intègre de nombreuses fonctionnalités pour optimiser la gestion documentaire :

• Gestion des versions pour éviter les doublons et suivre l’évolution des fichiers.
• Archivage automatisé pour garantir la conformité et la conservation des documents.
• Recherche avancée pour accéder rapidement aux informations clés.
• Collaboration en temps réel pour fluidifier le travail d’équipe.
• Paramétrage des workflows pour automatiser les processus internes.
• Gestion des droits d’accès pour un contrôle précis des autorisations.

Les bénéfices de la GED Numen

• Un gain de temps : accédez instantanément à vos documents grâce à un moteur de recherche avancé et une structuration intelligente. La perte de temps liée aux recherches inefficaces est éliminée.
• Une collaboration renforcée grâce au partage et à l’édition en temps réel. Doxtreem vous garantit un travail fluide et sans erreurs, même en environnement multisite ou en télétravail.
• Une optimisation de la sécurité de vos données et de votre conformité : notre solution GED vous assure une gestion rigoureuse des droits d’accès, un suivi des versions et un respect des réglementations en vigueur (RGPD, ISO, NFZ42-020).

Passez à l’organisation électronique des documents avec Doxtreem pour simplifier votre gestion documentaire dès aujourd’hui.

L’envoi papier est inefficace et coûteux ? Optimiser votre gestion documentaire !

Le problème : des envois papiers inefficaces et coûteux

Malgré la digitalisation croissante des entreprises, l’envoi de documents papier reste une réalité incontournable pour de nombreuses organisations. La gestion de ce processus implique pourtant des coûts élevés et une perte de temps considérable.

L’envoi de documents administratifs (factures, contrats, relances ou documents légaux) mobilise des ressources internes sur des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. Impression, mise sous pli, affranchissement, suivi des envois… Autant d’étapes qui ralentissent le travail de vos équipes et génèrent des risques d’erreur.

Par ailleurs, les coûts liés à l’impression et à l’affranchissement représentent un budget conséquent, souvent mal contrôlé par les organisations. Selon une étude de Gartner, les entreprises dépensent en moyenne entre 1 % et 3 % de leur chiffre d’affaires annuel en impression et gestion documentaire.

Enfin, le télétravail et la dispersion des collaborateurs compliquent encore davantage la gestion des envois physiques. Les risques pour votre entreprise sont nombreux :

• Retards dans les envois.
• Erreurs d’acheminement.
• Perte de documents.

Tout cela impacte directement votre relation client et votre conformité administrative.

La solution : Numen Express

Face à ces contraintes chronophages et coûteuses, l’externalisation devient une alternative stratégique. C’est là qu’intervient Numen Express, une solution complète pour la gestion de vos envois de documents. Notre logiciel automatise chaque étape du processus, de l’impression à l’affranchissement, tout en assurant une traçabilité complète.

Numen Express prend en charge tous les courriers, peu importe leur format. Elle propose des options d'envoi papier ou dématérialisé, unitaire ou en masse en fonction des besoins de votre entreprise. La solution Numen affiche par ailleurs des fonctionnalités avancées comme les workflows de validation multiples et un suivi centralisé des retours avec une traçabilité complète de vos envois.

Enfin, chaque document envoyé est numérisé et stocké de manière sécurisée pour garantir un accès rapide et une gestion efficace.

Les bénéfices de la solution Numen Express

• Une réduction des coûts d’affranchissement et d’impression.
• Un gain de temps et d’efficacité pour vos équipes.
• Une meilleure traçabilité de vos envois avec des processus fluides, même à distance.

Comment sécuriser et archiver vos documents tout en respectant la réglementation ?

Le problème : la conformité et la sécurité comme enjeu majeur

La gestion des documents sensibles représente un défi majeur pour les entreprises. Sans un archivage rigoureux et sécurisé, elles s’exposent à des risques de non-conformité, de perte d’informations stratégiques et de complications juridiques.

Les entreprises doivent répondre à des normes de plus en plus strictes en matière d’archivage et de protection des données. Entre le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), les normes ISO et les obligations légales spécifiques à certains secteurs (banque, assurance, santé, administration), les exigences sont nombreuses et en constante évolution.

Elles manipulent, par ailleurs, chaque jour des documents contractuels, comptables et juridiques dont la perte peut avoir des conséquences graves. Un sinistre, une suppression accidentelle ou une mauvaise gestion des sauvegardes peuvent entraîner la disparition définitive d’informations stratégiques.

Exemple : un cabinet d’avocats stocke ses dossiers clients sous format papier. Une inondation dans ses locaux endommage les archives physiques, et l’absence de sauvegarde numérique entraîne une perte irrémédiable de documents stratégiques.

Enfin, beaucoup d’entreprises conservent leurs documents sur plusieurs supports, voire sur plusieurs sites (serveurs locaux, disques durs externes, emails, classeurs papier, etc.). Cette fragmentation documentaire complique l’accès aux informations. Elle ralentit les processus et augmente les risques d’erreurs et d’omissions.

Exemple : un groupe industriel stocke ses factures fournisseurs à la fois sur son ERP, en format papier dans chaque service et sous forme de scans non indexés sur un serveur partagé. Les équipes passent alors un temps considérable à retrouver les bons documents ce qui augmente le risque de litiges avec les fournisseurs.

Face à ces défis, une solution d’archivage électronique sécurisée et conforme est indispensable

La solution : Numen CFN Pro

Face aux exigences réglementaires et aux risques liés à la gestion des documents sensibles, Numen CFN Pro offre une solution d’archivage électronique complète, sécurisée et conforme aux normes en vigueur.

Numen CFN Pro garantit un archivage électronique répondant aux normes NF203 et NFZ42-020. Ce coffre-fort numérique assure donc l’intégrité, l’authenticité et la conservation légale de vos documents.

Chaque document archivé est horodaté et soumis à un contrôle strict des droits d’accès. Vous pouvez donc tracer chaque consultation ou modification pour un suivi transparent et fiable.

Enfin, l’ensemble des fichiers archivés est chiffré afin de bloquer tout accès non autorisé. Cette fonctionnalité élimine les risques de cyberattaques ou de pertes accidentelles.

Les bénéfices de Numen CFN Pro

• Un archivage conforme qui assure l’intégrité, l’authenticité et la pérennité de vos documents archivés.
• Un accès rapide et sécurisé à vos informations.
• Une réduction des risques de perte ou d’altération de vos documents.

Avec Numen CFN Pro, bénéficiez d’une solution fiable et performante pour centraliser et sécuriser vos documents, sans compromettre votre conformité.

Comment optimiser votre gestion documentaire grâce à la numérisation et à l’extraction de données ?

Le problème : des processus documentaires lourds et inefficaces

Votre entreprise traite sans doute chaque jour un volume considérable de documents. Leur gestion manuelle est un frein évident à la productivité et à la performance de vos équipes.

Ces documents sont d’abord difficilement exploitables. Peu importe leur format, leur accès et leur traitement restent fastidieux.

Les processus manuels sont par ailleurs très chronophages. Saisie répétitive, contrôles multiples, erreurs humaines… votre gestion documentaire mobilise un temps considérable qui pourrait être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Enfin, sans une extraction efficace des informations, l’exploitation des données dans les solutions métiers (ERP, CRM, GED) devient complexe et source d’inefficacité.

La solution : une numérisation avancée et une extraction intelligente des données

Numen propose une solution de numérisation de haute qualité, conforme à la norme NF Z42-026 afin de garantir une conversion fidèle des documents papier en formats numériques. Cette approche assure leur pérennité et leur intégrité. Elle facilite également leur exploitation et leur archivage sécurisé.

Par ailleurs, notre solution Numen Data Extract garantit une extraction automatique de vos données grâce à des technologies avancées d’OCR et d’intelligence artificielle, Montants, références, signatures et autres informations essentielles sont ainsi identifiés avec précision et réutilisables.

L’intégration directe de notre solution avec votre ERP, votre CRM ou encore votre GED automatise vos workflows documentaires. Cette interopérabilité optimise les processus internes, accélère le traitement des informations et limite les interventions humaines.

Les bénéfices d’une gestion documentaire optimisée par Numen

• Une élimination des tâches manuelles répétitives : réduction des erreurs et libération des équipes de la gestion administrative fastidieuse.
• Un gain de temps considérable : automatisation des processus pour accélérer le traitement des documents et fluidifier les échanges.
• Une optimisation des ressources internes : recentrage des collaborateurs sur des missions stratégiques plutôt que sur la manipulation de documents.
• Une valorisation des données : amélioration de l’analyse et de la prise de décision grâce à des informations structurées et facilement accessibles.

En numérisant et automatisant votre gestion documentaire avec Numen, votre entreprise gagne en efficacité et en conformité.

&nsbp;

2025 est l’année du changement ! Il est temps de simplifier votre gestion documentaire pour gagner en efficacité, en sécurité et en conformité. Numen est le partenaire idéal pour relever ce défi avec des solutions adaptées à vos besoins.