Avec plus de 160 millions de courriers recommandés expédiés chaque année en France (2021), le poids du courrier papier demeure indéniable. Cependant, à l'ère de la transformation numérique et de la dématérialisation, une alternative moderne et efficiente est disponible. La Lettre Recommandée Électronique (LRE), pratique et rapide, gagne peu à peu du terrain. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place pour utiliser la LRE dans son entreprise ? Réponses avec Numen.
Dans l'univers du courrier électronique, trois niveaux de sécurité s'imposent : l'email, déjà bien connu, l'ERE et la LRE. Pour appréhender correctement leur utilisation, il est essentiel de bien saisir les nuances qui les distinguent.
La Lettre Recommandée Électronique est la version 100 % dématérialisée du recommandé papier (LRAR) postée chaque année par centaines par les entreprises. Elle peut être utilisée par les professionnels, comme par les particuliers.
Selon l'article L.100 du Code des postes et des communications électroniques, elle possède, sous certaines conditions, exactement la même valeur juridique que la LRAR. Elle engendre donc les mêmes effets. En clair, en cas de litige, la LRE peut être utilisée comme preuve devant les tribunaux, au même titre que la version papier envoyée par la poste.
En pratique, à chaque fois que la loi oblige l’envoi d’un courrier recommandé, la LRE peut être utilisée pour :
Bien évidemment, lorsque la loi n’impose pas de LRAR, la LRE est facultative. Toutefois, dans certains cas, il est vivement conseillé d’utiliser le courrier recommandé papier ou électronique. C’est le cas, par exemple, pour une lettre de relance en cas de loyer impayé.
La Lettre Recommandée Électronique est encadrée par le Règlement européen eIDAS. Ce dernier a pour objectif de renforcer la confiance des acteurs dans les transactions électroniques au sein du marché européen. L’utilisation de la LRE doit également respecter :
Pour envoyer un recommandé numérique, il suffit de sélectionner un opérateur qualifié LRE et de vous rendre sur son site en ligne. Déposez votre lettre, remplissez le formulaire et payez le tarif d’acheminement.
L'opérateur informe alors le destinataire (un client, par exemple) qu’un recommandé lui est adressé et vous remet une preuve de dépôt par email. À ce stade, il ne connaît pas votre identité. Il dispose de 15 jours, à compter du lendemain de son information par le prestataire, pour accepter ou non votre recommandé. À l'issue de ce délai, vous recevez un avis de refus ou d’acceptation. En cas de réponse positive, le destinataire se connecte à la plateforme pour prendre connaissance de l’identité de l’expéditeur et du contenu de votre courrier. Les différentes informations sont conservées par l’opérateur, ayant procédé à l’acheminement, pendant au moins 1 an.
Si le destinataire est un particulier, son consentement préalable est nécessaire. Il est donc en droit de refuser l’envoi de LRE. Dans ce cas de figure, vous avez l’obligation de lui faire parvenir, par la poste, un recommandé au format papier.
Attention à bien faire la différence entre la LRE et l’Envoi Recommandé Électronique (ERE). Régi par l’article 43.1 du Règlement eIDAS, le ERE assure la traçabilité du courrier. Il permet à l'expéditeur d'apporter les preuves :
Le ERE offre, toutefois, à l’expéditeur un niveau de protection inférieur. En effet, il ne permet pas d’apporter la preuve du contenu de la lettre expédiée. Il correspond donc davantage au courrier papier avec suivi.
En pratique, vous pouvez utiliser un ERE à chaque fois que la loi n’impose pas de lettre recommandée. La LRE demeure toutefois vivement recommandée. Elle présente en effet de nombreux avantages.
Que ce soit dans le domaine de l'Assurance (conclusion ou résiliation de contrats), de l'Immobilier (mises en demeure, convocations aux Assemblées Générales de copropriétaires, promesses de vente, etc.), de la Banque (clôture de compte, etc.), des Professions juridiques, des Marchés publics ou même des Ressources humaines, le choix de la Lettre Recommandée Numérique s'impose de plus en plus au sein des entreprises. Il est vrai que ses bénéfices sont nombreux.
Grâce à la dématérialisation des envois recommandés, les coûts associés sont en moyenne réduits de 40 % par rapport à une lettre recommandée classique. Cette économie financière constitue un avantage significatif pour les expéditeurs.
Grâce à des mesures de sécurité avancées, telles que le cryptage des données, la signature électronique et l'authentification, la LRE s'impose comme un rempart infaillible pour garantir l'intégrité et l'authenticité des envois.
Par ailleurs, sa fonction de conservation à valeur probatoire confère une protection optimale, particulièrement lors de communications officielles ou juridiques.
Enfin, la LRE se conforme scrupuleusement aux exigences du RGPD. Elle offre ainsi un niveau de sécurité supplémentaire pour des envois confidentiels.
La Lettre Recommandée Électronique se distingue également par sa rapidité et son efficacité. Grâce à la transmission instantanée des documents, les envois via LRE parviennent à leur destinataire en un temps record. Les délais de livraison associés au courrier papier traditionnel sont ainsi éliminés.
La LRE permet également à l'expéditeur d'obtenir un accusé de réception électronique. Celui-ci est une preuve concrète du dépôt et de la réception en temps réel. Cette fonctionnalité assure le suivi de l'envoi et une traçabilité précise. Elle renforce la transparence et la fiabilité des échanges.
La LRE contribue à simplifier les démarches et formalités administratives, évitant les tracas liés à la saisie manuelle des données. Cette automatisation réduit considérablement les risques d'erreurs. Elle améliore donc l'efficacité et la précision de vos communications avec vos clients ou vos fournisseurs, par exemple.
En rationalisant les processus administratifs, la LRE permet aux entreprises et aux particuliers de consacrer leurs ressources à des tâches plus productives.
Enfin, la LRE permet une réduction significative de l'utilisation de papier.
En l’adoptant, les entreprises et les particuliers contribuent donc activement à la préservation de l'environnement. Ils limitent, en effet, leur consommation de ressources naturelles et réduisent leurs déchets.
La LRE évite l’impression de multiples exemplaires et l'envoi physique de documents. Elle offre donc une alternative écologique, favorisant une approche durable des communications.
Maintenant que vous connaissez les avantages de la LRE, analysons les bonnes pratiques à mettre en place pour l’utiliser au sein de votre entreprise.
Assurez-vous que le fournisseur du service de LRE respecte scrupuleusement les normes en vigueur. Une telle vérification permet d'éviter tout écueil et de garantir un traitement adéquat de vos envois. Parallèlement, il convient de mener une évaluation minutieuse de la réputation et du service offert par le prestataire de LRE (fonctionnalités supplémentaires, support client réactif, gestion des archives, etc.)
Lorsqu'il s'agit d'utiliser des Lettres Recommandées Numériques, la sécurité est d'une importance capitale. Pour garantir la protection des données sensibles, privilégiez les solutions dotées de signatures électroniques avancées. Ces dernières offrent une couche supplémentaire de sécurité, en garantissant l'intégrité et l'authenticité des documents échangés.
La solution doit également assurer la conservation des documents conformément aux exigences légales auxquelles est soumis l’expéditeur. Les informations doivent ainsi rester accessibles et conservées pendant toute la durée nécessaire.
Vous devez également veiller à sensibiliser vos employés aux bonnes pratiques en matière de sécurité et de préservation des informations sensibles. Il s’agit notamment de garantir :
Cela implique d'attribuer des privilèges d'accès en fonction des responsabilités de chaque utilisateur. En définissant des niveaux adaptés, vous garantissez que seules les personnes autorisées peuvent consulter et manipuler les documents confidentiels.
Un contrôle rigoureux de l'intégrité des documents et des opérations effectuées est également indispensable. Il vous permet d’identifier les altérations et les modifications non autorisées effectuées sur le document.
La gestion des consentements est un autre point à ne pas négliger. En effet, dans le cas où le destinataire est un particulier, l'obtention préalable de celui-ci est obligatoire (contrairement aux destinataires professionnels pour lesquels aucun consentement n'est requis).
La bonne pratique pour basculer progressivement vers la LRE consiste donc à intégrer dans les contrats une clause d’accord pour la réception de celle-ci par vos destinataires particuliers. Pour les contrats existants, on pourra passer par un avenant ou mettre en place, avec votre prestataire, un portail de recueil de consentements.
À noter que certains prestataires comme Numen proposent des solutions globales mêlant papier et électronique. Si le destinataire refuse l’utilisation d’une LRE, l’émetteur doit basculer automatiquement au format papier.
Par ailleurs, conformément au RGPD, le responsable du traitement doit respecter ses obligations en matière de collecte, de traitement et de conservation des données personnelles. Il doit notamment obtenir le consentement préalable des personnes concernées par les données traitées.
Vérifiez toujours l’identité du destinataire et son adresse email afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des échanges et de limiter les risques d'utilisation abusive de vos informations.
Il est impératif de se conformer aux législations en matière de délais légaux pour chaque situation juridique spécifique. Ces derniers varient en fonction de la nature de l'envoi.
Là encore, différentes réglementations spécifient les périodes de conservation obligatoires pour les documents électroniques. Assurez-vous de respecter les délais de conservation appropriés pour vos LRE, en fonction de la nature des informations qu'elles contiennent et des lois applicables.
Nombreuses juridictions ont des lois spécifiques régissant l'envoi de courriers électroniques et de messages électroniques. Leur contenu peut toutefois varier d’un pays à l’autre. Avant l’envoi d’une LRE à l’étranger, pensez à vérifier ce point. Familiarisez-vous également avec les règles concernant le consentement (opt-in et opt-out) ainsi que les exigences de transparence en matière de communication électronique.
Concernant la signature des documents électroniques, là encore, de nombreux pays disposent de lois spécifiques sur leur validité juridique. Vérifiez notamment si les lettres recommandées électroniques possèdent bien la même valeur légale que leur équivalent papier.
La Lettre Recommandée Électronique est l’opportunité de faire d’une contrainte un véritable atout. Elle vous offre en effet les mêmes avantages que la version papier tout en vous débarrassant de ses inconvénients. Pour le destinataire, c’est aussi une solution simple et pratique.
Numen vous accompagne dans la mise en place de votre projet global avec la juste combinaison entre recommandé papier et recommandé électronique pour garantir l'efficacité et la conformité de vos envois engageants. Nous vous proposons ainsi des solutions de gestion de courrier et une fonctionnalité de courrier électronique intégrée à une GED.