Depuis sa création dans les années 90, la signature électronique s'est imposée comme une technologie incontournable pour la transformation numérique des entreprises. Ce mécanisme a acquis en 1999 la même valeur que son homologue manuscrite. Le cadre juridique de la signature électronique se construit entre 2000 et 2004. En 2016, un Règlement européen harmonise les règles applicables dans l'ensemble de l'Union. Pourtant, c'est véritablement la crise sanitaire qui révèle sa pertinence et son utilité. Dans ce contexte, cette solution se présente comme un véritable atout. Elle assure, en effet, la continuité des activités professionnelles, en toute sécurité.
En Europe, toutes les législations nationales reposent sur un texte de référence : le Règlement eIDAS du 23 juillet 2014. C’est lui qui définit les obligations en matière de signatures électroniques.
L’article 1367 al.2 du Code civil donne une définition de la signature électronique :
“La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte.
Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État.”
En vertu de ce texte, la signature électronique a trois objectifs :
Le Décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique apporte quelques précisions essentielles. Il distingue notamment la signature électronique qualifiée de la signature électronique avancée. Dans le premier cas, la fiabilité est présumée jusqu’à preuve du contraire. Dans le second cas, il n’existe pas de renversement de la charge de la preuve. Cette distinction s’appuie bien entendu sur la réglementation européenne et plus particulièrement sur le Règlement eIDAS.
De nombreux arrêtés ou décrets, relatifs par exemple aux marchés publics ou au droit des sociétés, font référence à la signature électronique.
Le Règlement eIDAS crée un véritable espace numérique commun à l’ensemble des pays de l'Union européenne. Son objectif vise à améliorer l'activité économique au sein de l’UE. Comment ? En aidant les différents acteurs à réaliser des opérations électroniques sûres et transparentes.
Pour faire simple, le règlement eIDAS définit la e-signature, affirme sa recevabilité devant les tribunaux des États membres et encadre ses effets juridiques. Il prévoit par ailleurs 4 niveaux de sécurité :
En France et dans toute l’Union européenne, les signatures électroniques nécessitent obligatoirement un certificat électronique délivré par un organisme ou autorité de certification. Celui-ci contient les clés de chiffrage et de déchiffrage. Cette solution garantit donc l’intégrité et l’authenticité du document. L’organisme de certification peut être une entreprise ou une organisation. Elle peut agir pour son propre compte en délivrant des certificats en interne (pour ses badges d’accès, par exemple) ou en externe (pour ses transactions commerciales notamment).
Elle peut également agir pour le compte de tiers. Dans ce cas de figure, elle doit être reconnue comme Tiers De Confiance par un organisme de contrôle comme l’ANSSI en France.
La signature électronique qualifiée est l'atout indispensable pour décupler votre productivité. Elle accroît la sécurité de vos transactions, contribue à l’intégrité de vos documents et réduit vos dépenses.
Grâce à des mécanismes de cryptographie avancée et à l'utilisation de certificats électroniques qualifiés, l’e-signature protège vos documents et vos données contre la falsification et l'usurpation d'identité. Elle garantit donc la sécurité globale des transactions électroniques. C’est un atout considérable pour renforcer la confiance des parties impliquées.
L'utilisation de signatures électroniques supprime les contraintes liées à la gestion et à l'acheminement des documents physiques. Vous signez ainsi toutes sortes de documents (contrats, formulaires et accords, etc.) en seulement quelques clics. Une simple connexion Internet est nécessaire. Ils évitent ainsi les délais d'envoi, de réception et de retour.
Les processus bureaucratiques se trouvent accélérés, libérant du temps précieux pour les salariés. Par ailleurs, l’automatisation des flux permet d'optimiser les processus métiers et de réduire les erreurs humaines.
C’est un autre avantage clé de l’utilisation de signatures électroniques. Elle élimine la nécessité d'imprimer, de stocker et d'acheminer des documents physiques (.doc, .pdf, etc.). Elle permet donc de réaliser des économies sur le papier, l'encre, l'affranchissement et les éventuels déplacements à la poste.
Par ailleurs, les services administratifs deviennent plus efficaces et rapides. Les mécanismes de suivi permettent de retracer toutes les étapes de la signature électronique (dates, heures et parties impliquées). Toutes ces informations peuvent s’avérer utiles, en cas de litige notamment. Il devient également plus simple de suivre l’avancée des projets grâce à un suivi en temps réel. Vos équipes peuvent en un coup d'œil faire des vérifications pour savoir qui a signé un document et, si besoin, effectuer des relances.
Par ailleurs, la signature électronique préserve l'intégrité des données dans les des documents signés, en empêchant toute altération ou modification ultérieure.
Enfin, l'archivage des documents signés est simplifié. Ils peuvent en effet être stockés électroniquement puis consultés si nécessaire.
L’e-signature peut être utilisée dans de nombreux domaines, allant du secteur public au secteur privé, en passant par le domaine juridique, les assurances ou encore les services de santé.
L'usage de la signature électronique dans le secteur public a révolutionné les démarches administratives en permettant leur dématérialisation. Demande de permis, déclarations fiscales, les citoyens peuvent désormais effectuer leurs formalités en ligne. Cette avancée technologique contribue donc à simplifier la vie des usagers. Elle se présente également comme une des étapes clés dans la transition vers une administration numérique moderne.
Les marchés publics peuvent eux aussi faire l’objet d’une signature électronique en vertu de l'arrêté du 15 juin 2012. Cet outil est en effet à disposition des autorités administratives et des opérateurs économiques pour signer tous les documents nécessaires, peu importe leur format (pdf, etc.).
Dans le secteur privé, l'utilisation de la signature électronique s'étend à de nombreux domaines :
Dans le domaine des services juridiques, la signature électronique permet l'authentification des actes juridiques de manière efficace et sécurisée (acte notarié, par exemple). Elle garantit leur intégrité et assure l'identification certaine des parties impliquées. Leur validité juridique est ainsi renforcée.
Enfin, dans le secteur médical et de l'assurance, la signature électronique permet des échanges sécurisés. Les professionnels de la santé peuvent ainsi rédiger et transmettre des prescriptions numériques. Le processus est simplifié et le risque d’erreurs limité.
En matière d'assurance, la signature électronique simplifie et accélère le processus de souscription des contrats. Les assurés peuvent désormais signer les documents nécessaires, sans se déplacer. Pour les clients, la signature électronique qualifiée offre donc un service plus simple et plus efficace.
Numen, en tant que spécialiste de la transformation digitale, place l'authenticité et l'intégrité des documents au cœur de son engagement. C’est pourquoi, nous intégrons nativement des outils de signature électronique et de cachetage dans nos solutions.
Contactez-nous sans tarder pour discuter de vos projets.