Réussir le déploiement de sa solution GED : nos conseils d’experts

Face à l'explosion des volumes documentaires et aux exigences accrues en matière de conformité, la gestion électronique des documents (GED) est devenue un outil stratégique pour les organisations. Pourtant, sa mise en place ne s'improvise pas. Elle demande, en effet, une approche rigoureuse et une planification précise. Alors, comment réussir le déploiement de sa GED ? Voici les conseils des experts Numen.

Les étapes clés pour réussir le déploiement de votre GED

Étape 1 : évaluer vos besoins et définir vos objectifs

La première étape consiste à répondre à la question suivante : pourquoi souhaitez-vous mettre en place une solution GED au sein de votre organisation ? Plusieurs raisons peuvent motiver votre démarche :

• Sécuriser vos documents afin de garantir votre conformité aux réglementations (ex. RGPD), d’assurer la traçabilité des modifications ou encore de protéger vos données sensibles.
• Améliorer l’accessibilité à vos informations et la collaboration au sein de votre entreprise.
• Optimiser vos coûts en réduisant les dépenses liées à l’impression, au stockage physique et aux pertes de productivité causées par une gestion documentaire inefficace.

Dans tous les cas, gardez en tête que votre projet de GED doit s’inscrire pleinement dans la stratégie digitale de votre entreprise.

Pour évaluer vos besoins et vos objectifs, vous ne pouvez pas faire l’économie d’un audit approfondi. Son objectif est :

• D’identifier les flux documentaires existants et les enjeux liés à leur gestion.
• De cartographier les processus et de repérer les éventuels points de friction.
• De déterminer les parties prenantes clés et leurs besoins spécifiques.

Enfin, privilégiez des objectifs mesurables (réduction des délais de traitement, amélioration de la conformité réglementaire, optimisation des ressources, etc). Vous pourrez de cette manière évaluer avec précision l’impact de votre projet.

Étape 2 : Choisir la solution GED adaptée à votre entreprise

Après avoir défini vos besoins, il faut maintenant choisir une solution GED qui s’intègre parfaitement à votre organisation. L’objectif ? Adopter un outil performant, sécurisé et évolutif, capable de fluidifier la gestion documentaire et optimiser votre productivité dans le même temps.

Votre GED doit, tout d’abord, s’interfacer facilement avec les solutions déjà en place au sein de votre entreprise (ERP, CRM, SIRH…). Une intégration fluide automatise les flux documentaires et élimine les tâches manuelles répétitives.

Une GED performante doit, par ailleurs, proposer des fonctionnalités adaptées aux besoins de votre entreprise :

• Un classement intelligent pour organiser les documents de manière optimale.
• Une recherche avancée afin de retrouver rapidement l’information souhaitée.
• Une signature électronique pour valider des documents en toute sécurité.
• Une gestion des droits d’accès afin de définir précisément qui peut consulter, modifier ou partager chaque document.

Votre solution doit, par ailleurs, garantir votre conformité au RGPD et à vos obligations d’archivage. Des protocoles de sécurité avancés (chiffrement, authentification forte, journalisation des accès) sont nécessaires pour protéger vos informations contre toute fuite ou cyberattaque.

Autre critère clé : le choix du mode d’hébergement. Ce dernier dépend de vos besoins en termes de flexibilité, de sécurité et de budget. Une GED en SaaS (Software as a Service), hébergée dans le cloud, assure une accessibilité optimale, des mises à jour automatiques et un coût maîtrisé via un abonnement mensuel. Elle est souvent privilégiée pour les entreprises qui recherchent une solution rapide à déployer et évolutive. Une GED on-premise, installée sur les serveurs de l’entreprise, offre, quant à elle, un contrôle total sur les données. Elle est donc souvent envisagée pour des raisons de sécurité ou de conformité stricte. Elle nécessite, en revanche, un investissement initial plus important et une maintenance interne.

Le choix d’une GED ne repose pas uniquement sur la technologie : l’expertise du prestataire est un autre facteur clé d’un déploiement réussi. Il est recommandé de s’appuyer sur un partenaire expérimenté, comme Numen. Ce dernier vous accompagne à chaque étape de votre projet, de l’analyse des besoins à l’intégration, en passant par la formation des équipes et l’assistance post-déploiement.

Pour en savoir plus, consultez l’article rédigé par nos experts sur les critères pour choisir sa GED.

Étape 3 : Planifier la phase de déploiement de votre solution GED

Une planification rigoureuse garantit la réussite du déploiement de votre GED. Cette phase assure une transition fluide, d’anticiper les défis techniques et humains, et de maximiser l’adoption par vos équipes.

Analyser les flux documentaires existants

Cette étape vise à :

• Identifier les types de documents à intégrer dans la GED et leur cycle de vie.
• Déterminer les utilisateurs clés et leurs besoins spécifiques.
• Repérer les points de friction dans la gestion documentaire actuelle.
• Cartographier les interactions entre les différents services pour assurer une intégration fluide de la GED dans les processus métiers.

Cette analyse permet d’adapter la configuration de la solution afin qu’elle réponde aux exigences opérationnelles de l’entreprise.

Paramétrer la GED avant son déploiement

Une fois les besoins clairement établis, la GED doit être paramétrée afin de s’adapter aux pratiques internes. Cette phase comprend :

• La création d’une arborescence documentaire intuitive et structurée.
• L’automatisation des workflows pour optimiser les circuits de validation et de diffusion des documents.
• La mise en place des droits d’accès afin de garantir la confidentialité et la sécurité des informations.
• L’intégration avec les outils métiers existants (ERP, CRM, SIRH, etc.).

Un bon paramétrage assure une prise en main rapide et une utilisation optimale dès le lancement de la solution.

Tester la solution GED

Avant le déploiement officiel, une phase de tests est nécessaire. Elle sert à identifier d’éventuels dysfonctionnements et à affiner les réglages. Cette phase pilote permet :

• De s’assurer que la GED fonctionne correctement dans l’environnement de l’entreprise.
• De tester les différents scénarios d’utilisation avec un échantillon d’utilisateurs.
• D’ajuster les paramètres en fonction des retours et des problématiques rencontrées.

Notez qu’un déploiement progressif de la GED peut être envisagé afin de limiter les risques et faciliter la transition.

Former les équipes

L’efficacité d’une GED repose sur son adoption par les équipes. Une formation adaptée est donc indispensable pour garantir son bon usage. Elle peut inclure :

• Des sessions de formation pratiques pour les utilisateurs finaux.
• Une formation spécifique pour les administrateurs de la solution.
• La mise en place de guides d’utilisation et de supports pédagogiques.
• Un accompagnement post-déploiement avec une assistance technique afin de répondre aux questions et résoudre les éventuels problèmes.

En impliquant les utilisateurs dès le début de votre projet et en leur montrant les bénéfices concrets de la GED (gain de temps, simplification des tâches, meilleure collaboration), vous favorisez une adoption rapide et durable.

Établir un calendrier de déploiement réaliste et gérer le changement

Pour assurer un déploiement efficace de votre GED, il est conseillé :

• De définir un calendrier réaliste avec des étapes progressives.
• De communiquer en amont auprès des équipes pour anticiper les résistances au changement.
• De nommer des ambassadeurs internes qui pourront encourager l’adoption de la GED.
• De prévoir des points de suivi réguliers pour mesurer l’efficacité du déploiement et réaliser des ajustements si nécessaire.

Une phase de déploiement bien structurée renforce les chances de succès de votre projet. Elle garantit, en effet, une transition en douceur vers une gestion documentaire optimisée.

Réussir le déploiement de votre GED : erreurs à éviter et bonnes pratiques

Les erreurs courantes à éviter lors d’une déploiement d’une GED

Le déploiement d’une solution GED peut se heurter à plusieurs obstacles s’il n’est pas correctement anticipé. Voici les principaux pièges à éviter :

• Sous-estimer la résistance au changement : l’adoption d’un nouvel outil implique une modification des habitudes de travail. Sans un support interne fort et une gestion de projet rigoureuse, les équipes risquent de freiner l’adoption par manque d’engagement ou de compréhension des bénéfices de la GED. Un manque de communication et d’accompagnement peut entraîner une démotivation et limiter l’efficacité du déploiement.
• Négliger l’intégration avec les outils existants : une GED mal intégrée aux logiciels métiers (ERP, CRM, SIRH) génère des silos d’informations et des doublons. Cela complique aussi les processus au lieu de les simplifier. Votre GED doit donc assurer une interopérabilité fluide avec les solutions en place afin d’éviter toute perte d’efficacité et de garantir une transition harmonieuse.
• Ne pas former correctement les utilisateurs : une GED, même performante, ne sera pleinement efficace que si les utilisateurs savent l’exploiter correctement. L’absence de formation adaptée limite les gains de productivité attendus. Des utilisateurs mal formés continueront souvent à utiliser des solutions parallèles ou revenir aux anciennes pratiques. Tout cela compromet bien évidemment la réussite de votre projet.

Les bonnes pratiques pour une adoption réussie de votre GED

Pour maximiser l’adhésion et garantir une utilisation optimale de la GED, voici les 10 bonnes pratiques à mettre en place :

Pourquoi choisir Numen pour votre projet GED ?

Fort de ses 50 ans d’expérience, Numen est le partenaire technologique de confiance de plus de 500 entreprises. Ces dernières sont issues de secteurs variés comme celui de la banque, des assurances, de l’immobilier ou encore de la santé. Nos experts travaillent également avec certaines institutions européennes et des organismes publics.

Numen propose une GED robuste et évolutive qui garantit une amélioration tangible de la productivité et de la gestion des documents au sein de votre organisation. La solution Doxtreem de Numen est, par ailleurs, conforme aux exigences légales et adaptées aux spécificités de chaque secteur :

• Respect du RGPD et des obligations légales : traçabilité des documents, gestion des accès et archivage sécurisé.
• Hébergement des données en France : protection renforcée et conformité aux réglementations européennes en matière de gestion des informations sensibles.
• Protocoles de sécurité avancés : chiffrement des données, authentification forte et journalisation des actions pour prévenir tout risque de cyberattaque.

En choisissant Numen pour votre projet GED, vous bénéficiez d’un partenaire de confiance, capable de vous offrir une solution performante, sécurisée et alignée avec vos enjeux stratégiques.

Réussir le déploiement de votre solution GED repose sur une approche méthodique et bien structurée. Chaque étape joue un rôle clé dans l’adoption et l’efficacité de votre système de gestion documentaire.

• Évaluer vos besoins et définir des objectifs clairs : avant toute mise en place, prenez le temps d’identifier les flux documentaires existants, les contraintes réglementaires et les attentes des utilisateurs. Cette démarche garantit une solution en parfaite adéquation avec votre organisation.
• Choisir une solution adaptée : la GED retenue doit s’intégrer facilement à vos outils métiers. Elle doit aussi posséder des fonctionnalités pertinentes et assurer votre conformité aux exigences légales.
• Planifier chaque étape du déploiement : un calendrier réaliste, des tests rigoureux et une formation adaptée permettent une transition fluide et efficace.
• Anticiper les pièges et adopter les meilleures pratiques : en impliquant les équipes dès le départ et en assurant un accompagnement continu, vous maximisez vos chances de succès.

Vous avez un projet GED ? Contactez Numen pour une solution sécurisée et performante !